Een autorisator kan per document de volgende acties uitvoeren:
· Goedkeuren – Autorisator keurt het document goed (voor betaling) en het document komt ter autorisatie te staan voor de volgende autorisator in de flow óf bij de laatste in de flow wordt de status in het archief aangepast naar geautoriseerd ná boeking (slotje met vinkje-icoon).
· Verander autorisator – De autorisator kan een andere autorisator toewijzen i.p.v. zichzelf. In een dropdown menu kan één van de andere autorisatoren worden geselecteerd die toegang hebben tot desbetreffende administratie. Het toevoegen van een opmerking is bij deze actie verplicht. Na het toevoegen van de opmerking komt het document ter autorisatie beschikbaar voor de toegewezen autorisator.
· On hold (enkel bij goedkeuring na boeking) – De autorisator kan indien gewenst het document tijdelijk op on hold zetten. Hierbij is het verplicht een opmerking toe te voegen, opdat ander gebruikers kunnen zien waarom de autorisator het document in de wacht heeft gezet. De opmerking wordt vastgelegd in de commentaarbox van de Document tijdlijn. Zolang een document on hold staat kunnen er geen acties worden uitgevoerd, anders dan de on hold-status te verwijderen. Na het verwijderen van on hold (zo wel de autoristor zelf als de autorisatiebeheerder kan dit) kunnen de andere acties weer uitgevoerd worden.
· Opmerking toevoegen – Met deze functie kan de autorisator een opmerking toevoegen. Let wel dat als de goedkeurder kiest om een document af te keuren of de autorisator te veranderen er steeds verplicht wordt om een opmerking te geven. Bij goedkeuren wordt dit niet verplicht. Het icoon voor de commentaar kleurt blauw om aan te geven dat er opmerkingen op het document staan.
· Afkeuren – Met deze functie keurt de autorisator het document af. Hierbij is het verplicht een opmerking aan het document toe te voegen. Het document zal niet naar de volgende autorisator in de flow worden gestuurd.
Indien er wordt gewerkt met goedkeuring voor boeking komt het document terug bij de gebruikers met de rol klantgebruiker in het homescherm voor verdere actie.
Indien er wordt gewerkt met goedkeuring na boeking krijgt het document in het archief de status afgewezen na boeking (slotje met kruisje-icoon). Tevens komt het document in de reject box voor verdere actie door gebruikers met de rol accountant/boekhouder MKB.
Deze acties kunnen uitgevoerd worden in de browser en ook in de Basecone app.