Onze voormalige autorisatie-app (Flux) is geintegreerd en volledig opnieuw opgebouwd in de nieuwe Basecone app! Op termijn wordt de huidige Spenser app ook toegevoegd aan de Basecone app, voor nu is het autorisatie-management het eerste onderdeel van de app.

Je kunt de app downloaden in de App Store en Google Play. Na het downloaden kun je direct inloggen en starten met autoriseren.

· Nieuwe features

· Mobiel autoriseren

· Starten met de app

· Document goed- of afkeuren

· Document on hold zetten

· Document details

· Overzicht autorisatoren

· Instellingen

In deze nieuwe app zitten naast de huidige autorisatie-mogelijkheden een aantal vernieuwingen:

· de app openen op basis van de biometrie van de gebruiker (vingerafdruk of gezichtsherkenning)

· een indicatie van het aantal te autoriseren facturen (workload)

· de credit facturen worden duidelijk weergegeven

· een verbeterd overzicht van gemaakte opmerkingen bij de facturen

Met de Basecone app kun je documenten autoriseren op je smartphone, waar en wanneer je wilt. Goedkeuren, afkeuren, on hold zetten, de toegewezen autorisator wijzigen, opmerkingen lezen en toevoegen – dit kan eenvoudig, overal en snel met de Basecone app.

In de Basecone web-applicatie kunnen facturen ter beoordeling worden toegewezen aan autorisatoren. In de Basecone app kunnen deze autorisatoren de documenten op hun smartphone bekijken en beoordelen. Door een document naar rechts of links te swipen kan de gebruiker deze respectievelijk goed- of afkeuren. Daarnaast kan een factuur on hold worden gezet, indien de autorisator vind dat er een detail aan de factuur niet juist is, en een opmerking worden toegevoegd of geraadpleegd.

Wanneer je de app opent, zal deze eenmalig vragen naar jouw inloggegevens. Dit zijn jouw bestaande Basecone inloggegevens, je hebt hier wel de rol van Autorisator voor nodig. Bij elk volgend bezoek ben je automatisch ingelogd. Hierna maak je eenmalig een pincode aan, waarmee je elke keer kunt inloggen. Als laatste kun je kiezen om via biometrische gegevens in te loggen bij de Basecone app, dit kan met een vingerafdruk (Android) of met gezichtsherkenning (iOS).

Op de afbeelding hieronder zie je het beginscherm, hier kies je jouw standaard administratie.

Als je deze hebt geselecteerd, kom je gelijk in het overzicht met autorisaties. Daar zie je hoeveel documenten er nog te autoriseren zijn binnen de geselecteerde administratie, en zie je details zoals bedrag, is het een creditfactuur, opmerking(en) en de status. Om documenten in te zien klik je op een regel in in dit overzicht.

Heb je toegang tot meerdere administraties, dan kun je wisselen van administratie met de huis button rechtsboven. Per administratie zie je in het wissel administratie menu hoeveel documenten er ter autorisatie staan.

In het overzicht met te autoriseren documenten kun je direct een factuur goedkeuren, door naar rechts te swipen over de lijn van het document. Door naar links te swipen kun je het document afkeuren of on hold zetten (alleen bij autorisatie na het boeken).

Klik op een document (een lijn) in het overzicht om deze te openen voor meer details.

Wil je een document in de wacht zetten, omdat je intern iets wilt navragen over het document, gebruik dan de oranje pauze-knop in de document details om het document on hold te zetten. Zet je een document on hold, ben je verplicht een opmerking toe te voegen. Om een document van on hold af te halen, klik je nogmaals op de oranje pauze-button.

📌Let op: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor autoriseren na het boeken.

Door te klikken op de document lijn in het overzicht, kom je in de document details. Daar staan 2 of 3 tabbladen, als het document geautoriseerd moet worden voor het boeken staat er Document en Opmerkingen. Bij autorisatie na het boeken staat er een 3e scherm, Details. In het scherm Document is de PDF zichtbaar, hier kun je via het plusje rechtsboven op inzoomen.

In het scherm Details staan de belangrijkste gegevens van een document, van de Kopregel de factuurnaam, de tag, eventueel of het een creditfactuur betreft, de leverancier, het bedrag (incl. BTW), het factuurnummer, de transactiedatum en de vervaldatum. Van de boekingsregel(s) de grootboekrekening, het project (optioneel), de kostenplaats/kostendrager (optioneel), het bedrag (excl. BTW) en de factuuromschrijving.

In het scherm Opmerkingen zie je de gemaakte opmerkingen van anderen, en kun je zelf een opmerking toevoegen en verzenden met het pijltje.

Onderaan het document kun je altijd via de pijltjes links en rechts naar het volgende document, of het document goedkeuren, afkeuren of on hold zetten.

Het kan zijn dat meerdere autorisatoren het document moeten goedkeuren. Via het icoontje (persoon met twee pijlen erom heen) rechtsboven kun je bekijken wie het document moet autoriseren, wie de vorige autorisator is, en de autorisator wijzigen. De autorisator kun je wijzigen na het opgeven van een reden, kies de betreffende autorisator, typ een reden in en klik op Verzend. De autorisator is nu gewijzigd naar degene die je geselecteerd hebt.

Als je rechtsonder op Instellingen klikt (icoontje met twee schuifknoppen) in het overzichtsscherm, kom je in het Instellingen menu. Hier heb je 4 opties, bovenaan zie je de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd:

· Beveiliging: klik hierop om jouw ingestelde pincode te wijzigen, en om het inloggen via biometrie (vingerafdruk of gezichtsherkenning) aan of uit te zetten.

· Support: klik hier om de artikelen op onze Kennisbank te bekijken, de beste tips te lezen en onze Support afdeling een berichtje te sturen. Ook kun je hier voorgaande conversaties met onze Support afdeling inzien.

· Over de app: klik hier om huidige versie van de Basecone app te zien, en ons privacybeleid te lezen.

· Uitloggen: klik hier om uit te loggen van de app, bij de volgende keer inloggen in de app moet je jouw kantoorcode, gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Je krijgt eerst een waarschuwing te zien voordat je uitlogt.