L’attribution automatique d’autorisateurs sur la base d’un filtre est disponible uniquement pour l’approbation après comptabilisation.

Une fois que vous avez créé un flux d’approbation, il est également possible d’y associer par la suite des filtres d’autorisation sur la base du fournisseur et/ou du montant. Lorsqu’une facture prête à être comptabilisée satisfait aux conditions d’un filtre, le flux d’autorisateurs lié est automatiquement attribué à la facture.

Accédez pour ce faire aux paramètres « administration’ : Paramètres > Administrations > Actions (Modifier) > onglet « Workflow ». Ici, vous avez la possibilité (à condition qu’au moins un flux ait été paramétré) de créer les filtres dans la rubrique « Filtres d’autorisation ».

N.B. : Si aucun des filtres d’autorisation paramétrés ne peut s’appliquer à une facture, le flux par défaut sera attribué à la facture (après comptabilisation).

Dans l’aperçu des filtres, les informations suivantes s’affichent pour chaque filtre :

· Nom du filtre

· Le nom du flux lié au filtre

· Les conditions du filtre spécifique

Les filtres sont affichés par type de filtre et par ordre de priorité :

· Une combinaison de fournisseur et de montant

· Fournisseur

· Montant

Par filtre d’autorisation, vous voyez également quels fournisseurs ont été sélectionnés. Si une seule ligne ne suffit pas pour tous les afficher, le nombre de fournisseurs ne pouvant être affichés est précisé. C’est aussi ici que vous voyez la fourchette introduite au niveau du montant.

Vous pouvez par ailleurs utiliser la barre de recherche pour une recherche par nom du filtre, nom du flux, nom du fournisseur et code du fournisseur.

Via le bouton « Créer', vous pouvez créer un filtre dans l’onglet “Workflow”.

Si un filtre a déjà été créé, cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter un autre filtre.

Un autre écran apparaît alors à droite de l’écran. Vous pouvez saisir les données suivantes dans cet écran :

· Nom : donnez un nom clair au filtre

· Description : ajoutez une description qui permet de savoir ce que fait ce filtre en un coup d’œil (facultatif)

· Flow d’autorisateurs : sélectionnez le flux d’autorisation auquel le filtre s’applique

· Conditions : Définissez au moins une condition applicable à ce filtre. Vous pouvez choisir entre fournisseur et montant. Si vous voulez créer un filtre basé sur le fournisseur et le montant, sélectionnez d’abord l’un des deux (fournisseur ou montant) et sauvegardez-le avant d’ajouter l’autre condition.

La condition fournisseur : Cliquez sur fournisseur pour obtenir la liste de tous les fournisseurs dans l’administration. Vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs, ou encore tous les sélectionner. La barre de recherche est un outil très pratique. Elle vous permet de rechercher des fournisseurs par nom ou par code.

Les fournisseurs sélectionnés et sauvegardés dans le filtre sont affichés en haut de la liste, ce qui vous permet de les retrouver facilement.

Options de sélection des fournisseurs :

· Sélectionner manuellement des fournisseurs individuels

· Sélectionner tous les fournisseurs (avec l’option sélectionner tout)

· Sélectionner tous les fournisseurs (avec l’option sélectionner tout) et ensuite décocher certains fournisseurs manuellement.

La condition montant : introduisez un montant ou une fourchette de montants.

Les options suivantes sont possibles :

· Le montant est supérieur ou égal à...

· Le montant est supérieur à...

· Le montant est inférieur ou égal à...

· Le montant est inférieur à...

· Le montant est compris entre (..) et (..)

· Le montant est égal à...

Vous pouvez également sélectionner la devise synchronisée avec le logiciel comptable.

Une fois qu’un filtre est sauvegardé, il s’applique à tous les documents à taguer. Dans l’onglet « Workflow », vous pouvez toujours modifier les filtres existants (à l’aide du stylet) ou les supprimer (via la corbeille). L’utilisateur reçoit d’abord un avertissement avant la suppression du filtre.

Filtres qui se chevauchent
Par souci de clarté dans l’application des filtres, ceux-ci ne peuvent pas se chevaucher. Les filtres ne peuvent se chevaucher que s’ils se trouvent dans un autre type de filtre (fournisseur et montant, fournisseur et montant) ou si toutes les conditions sont identiques.

Lorsqu’un filtre est créé, Basecone procède immédiatement à une vérification des chevauchements. En cas de chevauchement, la sauvegarde est impossible. Un message d’erreur s’affiche et précise avec quel filtre il y a un chevauchement. Cliquez sur le stylet rouge pour voir quels fournisseurs ou montants se chevauchent. Vous pouvez ensuite rapidement et facilement apporter la modification nécessaire.
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