1 Qu’est-ce qu’un filtre d’autorisation ?
Un filtre d’autorisation est une condition qui permet d’attribuer automatiquement des documents à un flux d’approbation (un groupe d’autorisateurs).
2. Sur la base de quels critères pouvez-vous paramétrer un filtre ?
Dans Basecone, vous pouvez paramétrer un filtre sur la base des critères suivants :
1. Fournisseur & montant (hors TVA)
2. Fournisseur
3. Montant (hors TVA)
3. Dans quel ordre Basecone applique-t-il les filtres ?
· Basecone va d’abord vérifier si un flux peut être sélectionné sur la base des critères Fournisseur & Montant.
· Si aucun flux d’approbation ne peut être sélectionné sur cette base, Basecone regarde le critère Fournisseur,
· puis le critère Montant.
· Si aucun flux d’approbation ne peut être sélectionné, Basecone applique le flux d’approbation par défaut après comptabilisation.
4. Quelles conditions Basecone fixe-t-il pour un filtre ?
Par souci de clarté dans l’application des filtres, les conditions ne peuvent se chevaucher que si elles se trouvent dans d’autres types de filtres (fournisseur & montant, fournisseur, montant).
Lorsque des conditions se trouvent dans les mêmes types de filtres, elles ne peuvent pas se chevaucher.
Exemple : Vous avez créé le fournisseur fictif « Salon de beauté Beauty ». Vous pouvez ensuite sélectionner ce fournisseur aussi bien pour créer le filtre d’approbation « Fournisseur & Montant » que pour créer le filtre d’approbation « Fournisseur ». Sur la base de l’ordre de priorité, Basecone identifiera quel flux doit être appliqué.
Si vous ajoutez deux fois le même fournisseur fictif dans le filtre Fournisseur & Montant, cela risque de poser des problèmes si des instructions conflictuelles s’appliquent.
5. Quels utilisateurs peuvent créer ou modifier un filtre ?
Dans Basecone, les utilisateurs ayant les rôles suivants peuvent créer ou modifier un filtre : Super utilisateur, Gestionnaire d’approbation, Expert-comptable et Comptable PME.
6. Que se passe-t-il si une facture ne peut être attribuée à un filtre ?
Lorsqu’une facture ne peut pas être attribuée à un filtre, cette facture est attribuée au flux par défaut après comptabilisation.
7. Combien de filtres puis-je créer au maximum ?
Vous pouvez créer 25 filtres par administration.
8. Pourquoi le filtre ne s’applique-t-il pas lorsque je modifie le montant ?
Lors de l’application du filtre, Basecone regarde le champ « montant hors TVA ». Si vous modifiez le montant dans le champ « montant TVA comprise », le filtre d’approbation ne sera pas appliqué.
9. Pourquoi ne puis-je pas créer de filtre pour l’approbation avant comptabilisation ?
Un document doit être tagué avant de passer par le serveur de reconnaissance. C’est n’est qu’après cette étape que Basecone reconnaît les valeurs telles que le fournisseur et le montant. C’est pourquoi la création de filtres n’est possible que pour l’approbation après comptabilisation.