Pour pouvoir gérer les autorisateurs de documents, vous devez être gestionnaire d’approbation. En ajoutant ce rôle à votre utilisateur, vous avez la possibilité de consulter toutes les approbations de documents dans les administrations et de les adapter si nécessaire.
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En haut à gauche, vous pouvez sélectionner une administration ou plusieurs administrations. Par défaut, toutes les administrations sont sélectionnées. À droite, vous voyez, pour chaque administration, si le premier, le deuxième ou le troisième autorisateur doit encore approuver une facture. Le premier, le deuxième ou le troisième autorisateur peut être différent pour chaque document. Aucun nom n’est donc mentionné. Le graphique ne montre que l’autorisateur dont c’est le tour d’approuver une facture. Si le premier autorisateur n’a pas encore donné son approbation, le deuxième autorisateur n’apparaît pas.

Le gestionnaire d’approbation peut contrôler la progression du flux d’approbation en accédant à l’aperçu d’approbation.

Dans l’aperçu, le gestionnaire peut voir si des documents (et combien) sont prêts à être approuvés dans les administrations auxquelles il a accès. Il peut également savoir si des documents ont le statut en attente et combien il y en a. Les documents qui doivent être autorisés avant et après la comptabilisation sont affichés dans des colonnes distinctes.

Lorsque le gestionnaire d’approbation clique sur un nombre dans la colonne À autoriser avant comptabilisation / après comptabilisation, il accède à l’aperçu d’approbation avant comptabilisation pour cette administration. Le gestionnaire peut donc voir ici qui a autorisé ou non un document et depuis combien de temps le document est prêt pour l’autorisateur actif. Le document peut aussi être consulté en cliquant sur la ligne. Cet écran fournit également des informations sur la facture : ses tags, ses autorisateurs, etc.

Si le gestionnaire d’approbation clique sur un nombre dans la colonne documents en attente, il accède également au nouvel aperçu d’approbation par administration. Tous les documents mis en attente au moyen du filtre s’affichent à présent. Dans les remarques, le gestionnaire peut voir la raison pour laquelle l’autorisateur concerné a mis le document en attente.

Un gestionnaire d’approbation peut ajouter une remarque en cliquant sur l’icône Remarques au-dessus de la facture. Les remarques ajoutées précédemment au document peuvent aussi être consultées ici.

En bref : un gestionnaire d’approbation a la possibilité de modifier les autorisateurs attribués dans le processus d’approbation. L’aperçu d’approbation permet de voir la progression du processus d’approbation par document et par administration. Chaque action du processus d’approbation est enregistrée par Basecone et visible dans la ligne du temps du document.

En cliquant sur un graphique, vous voyez quels autorisateurs ont été attribués à chaque document et quels autorisateurs ont déjà donné leur approbation. À gauche, vous pouvez également sélectionner un autorisateur spécifique afin d’afficher tous les documents qui lui ont été attribués.

Si le gestionnaire d’approbation souhaite attribuer le document à un autre autorisateur, il peut cliquer sur Modifier autorisateur. Tout comme dans l’approbation avant comptabilisation, il est obligatoire de donner un motif pour le changement d’autorisateur.
Vous pouvez aussi modifier l’ordre des autorisateurs, mais vous ne pouvez modifier que l’autorisateur actuel.

Vous voyez quels documents vous devez encore adapter si vous souhaitez par exemple modifier un autorisateur. Vous pouvez procéder à cette modification en recherchant le document dans l’écran d’aperçu.

Les colonnes qui peuvent être triées sont identifiées par une icône de tri. Cliquez sur le nom des colonnes pour trier les documents.

· Autorisateur 1

· Autorisateur 2

· Autorisateur 3

· Jours en attente

· Autorisateur 1

· Autorisateur 2

· Autorisateur 3

· Jours en attente

· Date d’échéance

· Tag

· Période

· Relation

· Total

· Code

· Nom de la société

· À autoriser avant la comptabilisation

· À autoriser après la comptabilisation

· Documents en attente

Vous pouvez également activer la recherche en introduisant le code et/ou le nom de l’administration pour affiner votre recherche, de manière à rechercher l’administration avec plus d’efficacité !