Avant de pouvoir travailler avec des autorisateurs, vous devez commencer par créer les autorisateurs et le(s) gestionnaire(s) d’approbation. Le super utilisateur peut créer ces rôles dans les paramètres utilisateurs.

Dès qu’un document est délivré, un utilisateur ayant le rôle d’utilisateur client (restreint) doit taguer le document afin d’indiquer de quel type de document il s’agit.

Dans l’exemple ci-dessous, le document est une facture d’achat. L’utilisateur client ajoute le tag INK au document.

Après avoir déterminé la nature du document [INK], l’utilisateur client peut aussi, le cas échéant, attribuer un centre de frais et/ou un projet à cette facture d’achat. Dans la proposition d’écriture, le centre de frais et le projet sont également complétés dans les champs concernés.

C’est aussi le moment d’attribuer un ou plusieurs autorisateurs au document. Après le marquage dans l’écran d’accueil, vous accédez à l’écran ci-dessous. Vous avez ensuite la possibilité d’attribuer un Projet, Centre de frais et un ou plusieurs autorisateurs. L’utilisateur client peut ensuite cliquer sur Confirmer.

en bref :
​L’utilisateur client (restreint) attribue tous les documents au(x) utilisateur(s) d’autorisation approprié(s) dans Basecone. Si la liste des documents à taguer est vide dans l’écran principal, tous les documents ont été attribués.

Lorsqu’un autorisateur se connecte, il obtient dans l’écran principal une liste des documents qui doivent faire l’objet d’une autorisation. Si l’utilisateur est lié à plusieurs rôles, il doit idéalement sélectionner le filtre des documents à autoriser. Si l’autorisateur a accès à plusieurs administrations, le nombre de documents pour lesquels une autorisation est exigée s’affiche pour chacune administration dans la « petite boule rouge ».

Les documents peuvent être approuvés simultanément (sélectionnez les documents que vous souhaitez autoriser et cliquez ensuite sur « Approuver »). Vous pouvez également les approuver un par un.

Un autorisateur peut par ailleurs ajouter un commentaire à la facture avant de l’approuver. Ce n’est toutefois possible que pour les documents approuvés un par un.

En cas de rejet de la facture, l’ajout d’un commentaire est obligatoire.

Si la facture est rejetée lors de l’approbation avant comptabilisation, elle est à nouveau affichée sans tag dans les documents à taguer. Grâce au commentaire ajouté, celui qui tague les factures peut choisir ce qui doit être fait pour ce document.
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Dans Basecone, une approbation est automatiquement enregistrée dans le document approuvé au moyen d’un commentaire dans la ligne du temps du document.

Après son approbation, la facture est prête à être traitée par les rôles d’utilisateur expert-comptable et/ou comptable PME dans le système comptable.

en bref :
​Les documents qui ont été attribués aux utilisateurs ayant le rôle d’autorisateur peuvent être approuvés ou rejetés. Basecone enregistre le processus d’approbation et actualise la ligne du temps du document, pour les approbations comme pour les rejets.

L’autorisateur ne reçoit pas de notification pour chaque nouvelle facture à approuver, mais ces notifications sont envoyées à des moments déterminés.