Notre ancienne application d’autorisation (Flux) a été intégrée et totalement remaniée dans la nouvelle application Basecone. À terme, l’actuelle application Spenser sera également ajoutée à Basecone. Pour l’heure, la gestion des autorisations constitue la première partie de l’application.

Vous pouvez télécharger l’application sur l’App Store et sur Google Play. Une fois le téléchargement réalisé, vous pouvez vous connecter immédiatement et procéder à des autorisations.

Sujets

· Nouvelles fonctionnalités

· Autoriser avec un mobile

· Lancement de l’application

· Approuver ou rejeter un document

· Mettre un document en attente

· Détails d’un document

· Liste des autorisateurs

· Paramètres

Nouvelles fonctionnalités

Outre les possibilités d’autorisation actuelles, vous trouverez dans cette nouvelle application toute une série de nouveautés :

· ouverture de l’application après identification biométrique de l’utilisateur (empreinte digitale ou reconnaissance faciale) ;

· indication du nombre de factures à autoriser (charge de travail) ;

· affichage explicite des factures de crédit ;

· vue d’ensemble améliorée des remarques formulées concernant les factures.

L’application Basecone est la version mobile du programme d’autorisation Basecone

L’application Basecone vous permet d’autoriser partout et à tout moment des documents sur votre smartphone. Approuver, rejeter, mettre en attente, modifier l’autorisateur désigné, lire et ajouter des remarques : tout cela peut se faire simplement, partout et rapidement avec l’application Basecone.

L’application web Basecone permet d’attribuer des factures à des autorisateurs pour évaluation. Grâce à l’application Basecone, ces autorisateurs peuvent consulter et évaluer les documents sur leur smartphone. L’utilisateur peut approuver ou rejeter un document en le glissant respectivement vers la droite ou vers la gauche de l’écran. En outre, l’autorisateur peut mettre une facture en attente s’il constate une anomalie sur cette facture. Il est également possible d’ajouter ou de consulter une remarque.

Lancement de l’application Basecone

Lorsque vous ouvrez l’application pour la première fois, celle-ci vous demande vos identifiants. Ce sont vos identifiants Basecone existants, mais vous devez pour ce faire avoir le rôle d’autorisateur. Lors de vos visites ultérieures, vous serez automatiquement identifié(e). Ensuite, vous devez créer un code PIN, qui vous permettra de vous connecter aisément à chaque fois. Enfin, vous pouvez choisir de vous identifier dans l’application Basecone par un moyen biométrique : soit par une empreinte digitale (Android), soit par reconnaissance faciale (iOS).

L’illustration ci-dessous représente l’écran de démarrage sur lequel vous choisissez votre administration par défaut.

Lorsque vous avez sélectionné celle-ci, vous aboutissez immédiatement à la liste des autorisations. Vous pouvez y voir combien de documents doivent encore être autorisés dans l’administration sélectionnée et consulter divers détails tels que le montant, la nature éventuelle de facture de crédit, des remarques et le statut. Pour examiner des documents, cliquez sur une ligne dans cette liste.

Si vous avez accès à plusieurs administrations, vous pouvez passer de l’une à l’autre avec le bouton Maison en haut à droite. Dans chaque administration, vous voyez dans le menu Changer d’administration combien de documents sont en attente d’autorisation.

Approuver ou rejeter un document

Dans la liste des documents à autoriser, vous pouvez directement approuver une facture, en glissant le doigt vers la droite sur la ligne du document en question. En glissant le doigt vers la gauche, vous pouvez rejeter le document ou le mettre en attente (uniquement en cas d’autorisation après la comptabilisation).

Cliquez sur un document (une ligne) dans la liste pour l’ouvrir et obtenir plus de détails.

Mettre un document en attente

Si vous voulez mettre un document en attente, par exemple parce que vous voulez vérifier quelque chose en interne à propos de ce document, utilisez le bouton de pause orange dans les détails du document pour le mettre en attente. Si vous mettez un document en attente, vous devez impérativement ajouter une remarque. Pour annuler la mise en attente d’un document, cliquez de nouveau sur le bouton de pause orange.

Attention : cette fonctionnalité n’est disponible que pour une autorisation après la comptabilisation.

Consulter les détails d’un document

Pour consulter les détails d’un document, cliquez sur la ligne de ce document dans la liste. Vous y trouvez deux ou trois onglets : si le document doit être autorisé avant la comptabilisation, vous voyez les onglets Document et Remarques. Pour une autorisation après la comptabilisation, il y a un troisième écran intitulé Détails. L’écran Document affiche le PDF et vous pouvez zoomer sur celui-ci avec le symbole Plus en haut à droite.

L’écran Détails reprend les principales données d’un document, à savoir pour la ligne d’en-tête : le nom de facture, le tag, la mention éventuelle d’une facture de crédit, le fournisseur, le montant (TVA incluse), le numéro de facture, la date de transaction et la date d’échéance. Pour la ou les lignes de comptabilisation : le compte général, le projet (facultatif), le centre de frais/l’unité d’imputation (facultatif), le montant (hors TVA) et la description de la facture.

L’écran Remarques contient les remarques d’autres intervenants. Vous pouvez vous-même ajouter une remarque et l’envoyer avec la petite flèche.

En bas du document, vous pouvez toujours avec les flèches gauche et droite passer au document suivant, ou bien approuver le document, le rejeter ou le mettre en attente.

Liste des autorisateurs

Il peut arriver qu’un document nécessite l’approbation de plusieurs autorisateurs. Avec l’icône en haut à droite (personnage entouré de deux flèches), vous pouvez vérifier qui doit autoriser le document, qui est l’autorisateur précédent et vous pouvez aussi modifier l’autorisateur. Pour modifier l’autorisateur, vous devez au préalable spécifier un motif : sélectionnez l’autorisateur concerné, saisissez un motif et cliquez sur Envoyer. L’autorisateur est à présent celui que vous venez de sélectionner.

Paramètres

Pour accéder au menu Paramètres, cliquez en bas à droite sur l’icône Paramètres (icône avec deux curseurs), dans l’écran d’aperçu. Vous y disposez de quatre options. Le haut de l’écran affiche le nom d’utilisateur sous lequel vous êtes identifié(e).

· Sécurité : cliquez ici pour modifier votre code PIN précédemment défini et pour activer ou désactiver l’identification biométrique (empreinte digitale ou reconnaissance faciale).

· Assistance : cliquez ici pour consulter les articles de notre banque de connaissances, lire les meilleures astuces et envoyer un message à notre service d’Assistance. Vous pouvez aussi voir ici les précédents échanges avec notre service d’Assistance.

· À propos de l’application : cliquez ici pour voir la version actuelle de l’application Basecone et lire notre politique de confidentialité.

· Déconnexion : cliquez ici pour vous déconnecter de l’application. Lors de votre prochaine connexion à l’application, vous devrez saisir votre code de bureau, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Un message d’avertissement s’affichera avant que vous soyez définitivement déconnecté(e).

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