Wanneer je documenten aanlevert kan je het document taggen. Ook een andere gebruiker in Basecone kan elk document voorzien van een tag. Met een tag geef je aan of het een aankoopfactuur, verkoopfactuur, of ander type document betreft. Optioneel kan je ook een voorkeur aangeven voor een kostenplaats, project of één, twee of drie autorisatoren.
Verplaatsen van documenten
Als je een factuur of ander document in het verkeerde dossier staat, kan de factuur of het het document eenvoudig worden verplaatst. Selecteer de documenten die je wilt verplaatsen door het selectiedriehoekje rechtsonder te selecteren. Klik vervolgens op het wisselicoon en kies het dossier waarheen je de documenten wilt verplaatsen. De documenten verdwijnen direct uit het huidige dossier en verschijnen in het gekozen dossier.
Filteren van documenten en facturen
Het is belangrijk om, afhankelijk van jouw rol in Basecone, te zorgen dat je alleen de documenten en facturen ziet die je wil behandelen. Je kan de facturen en documenten tonen die u wilt taggen.
Wanneer je op een van de drie linkse iconen klikt, zie je respectievelijk uitsluitend facturen die je kan taggen, facturen die voor je klaar staan als je een autorisator bent en tot slotte documenten die je kan boeken. Eén of meerdere opties zijn inactief als je niet de bevoegdheid hebt in de webapplicatie van Basecone om een dergelijke actie uit te voeren.
Verwijderen
Zolang je een document nog niet hebt getagged kan je het document weggooien door rechtsbovenin op de prullenbak te klikken. Een document is nooit volledig verwijderd, je kan het alsnog terugvinden in het archief met de status verwijderd, of in de prullenbak in het aanlevervak.
Taggen
Het taggen vindt eenvoudig plaats door een of meerdere documenten te selecteren en een label naar keuze te kiezen.
INK – Aankoopfactuur – Herkennen en boeken van aankoopfacturen
VRK – Verkoopfactuur – Herkennen en boeken van verkoopfacturen
KAS – Het boeken van een kaststaat, waarachter je naar keuze de bonnen kunt bijvoegen.
BANK – Bankafschriften die je wil bewaren, je kan bankafschriften niet laten herkennen en boeken, omdat bankafschrifften veelal automatisch ingelezen kunnen worden als je een elektronisch bankafschrift (MT940) ophaalt bij jouw bank.
MEMO – Diverse boekingen – Een document dat je wil koppelen aan een correctieboeking in jouw dossier
CUST – Je kan zelf een eigen tag aanmaken via Instellingen – Administraties, indien je de beheerder bent van de omgeving. Documenten die je voorziet van een custom tag kunnen niet worden geboekt in de boekhouding, maar je kan deze documenten opslaan in je eigen online dossier, bijvoorbeeld om later te gebruiken bij de belastingaangifte.
Klik op een tag naar keuze en keur vervolgens de tag goed. Dit voorbeeld gaat ervan uit dat je geen projecten, kostenplaatsten of autorisatoren kiest. Het document wordt gelijk goedgekeurd waarna de herkenning plaatsvindt en het document opgeslagen wordt, of klaarstaat om te boeken.
Bulk taggen
Wanneer je telkens het driehoekje rechtsonderin aanvinkt krijgt deze een blauwe kleur. Dit betekent dat het document is geselecteerd. Als je dit bij meerdere documenten doet, kan je de geselecteerde documenten allemaal voorzien van dezelfde tag. Als je een document gesplitst hebt, zijn ook alle afzonderlijke documenten (voorheen pagina’s) geselecteerd zodat u deze met één klik kunt taggen.
Verkeerde Tag
Als je een document een verkeerde tag hebt gegeven (tags: INK, VRK, KAS en MEMO) dan kun je dit corrigeren door in het boekingsscherm op “afwijzen” te drukken. Het document komt dan weer zonder tag in de home scherm. Je kunt het document vervolgens opnieuw taggen.
Extra informatie:
Indien je een document per abuis als BANK of CUST hebt getagt, kun je dit herstellen in het archief. Naast “status” kun je een vinkje zetten, vervolgens verschijnen er meerdere opties. Kies de optie “verwijder tag”, het document komt weer zonder tag in de workflow.