Dit is een artikel van ons Basecone blog. Gepubliceerd op 1 Juni 2017 en geschreven door Drs. Jeroen Volk RA.

“Niemand zit op een elektronische factuur te wachten!” Dat is toch wel een bijzondere stelling van iemand van wie vele mensen denken dat het de business is waar hij in zit. Ik ben Jeroen Volk, een van de oprichters van InvoiceSharing, ‘opgevoed’ als Register Accountant en inmiddels alweer 12 jaar ondernemer, voornamelijk in ‘purchase to pay’ software en alweer vier jaar met InvoiceSharing.

Al vier jaar is ons team bezig om leveranciers gratis aan te sluiten om elektronische facturen te sturen, en ze vervolgens deze ook gratis te laten versturen. Gratis is geweldig om veel vrienden te krijgen. “Maar waar verdienen jullie dan geld mee?” is meestal een van de eerste vragen die we krijgen. Logisch, natuurlijk, want alleen de zon komt gratis op.

Deze blog is vooral gericht aan de vele accountants die gebruik maken van Basecone. Bent u geen accountant en gebruikt u Basecone, dan is het misschien toch leuk te lezen wat uw accountant bezig houdt.

Leuk: Een elektronische factuur kan veel sneller verwerkt worden.
Bij accountants en kleine bedrijven wordt bij elektronische facturen vooral gedacht aan kostenbesparing. Dat is OOK leuk, maar daar draait het wat ons betreft niet om. We zijn InvoiceSharing niet gestart om de postbode overbodig te maken en de boekhouding wat sneller te kunnen doen. Wij zijn InvoiceSharing gestart omdat we inderdaad vinden dat het afgelopen moet zijn met ‘stomme’ administratieve processen, maar juist ook omdat wij bedrijven instrumenten willen geven waar het bedrijf beter van wordt, in de brede zin van het woord (inzicht, besluiten, financiering). Wij gaan dat niet zelf aanbieden, maar onze partners wel.

Jammer: Bijna 600 versies van ‘UBL’, hou toch op over standaarden.
In de blaadjes leest u hoe mooi de wereld gaat worden dankzij (onder andere) UBL, de Universal Business Language. Dit is de Europese standaard voor elektronische facturen. Ik zal er alleen over zeggen dat die zo ‘universal’ is dat wij inmiddels bijna 600 versies van deze standaard ondersteunen. Dit is ook niet gek als je bedenkt dat de bedrijven in de haven het belangrijk vinden een veld “naam schip” in de factuur te hebben staan. En in de agrarische sector zijn waardes als stikstof en CO2 waardes weer belangrijk. Allemaal dingen die niet in de ‘standaard’ zitten (natuurlijk). Los hiervan spreken de meeste grote leveranciers niet eens UBL, maar 1 van de vele andere talen die ooit is gemaakt en welke we ondersteunen.

Ons uitgangspunt: Wanneer een leveranciers ‘een type elektronische data’ kan aanleveren (dus geen PDF), dan lossen wij het op en koppelen wij het formaat (gratis). Voor de PDF-volhouder bieden we een oplossing (via een derde partij) die deze op regel-niveau kan omzetten naar XML, maar hier zijn beperkte kosten aan verbonden voor de leverancier (maar blijkbaar goedkoper dan en systeem upgrade). Iedereen KAN dus meedoen, het is hooguit niet WILLEN.

Dan nog de uitdaging van die super klant-onvriendelijke portals van leveranciers waar je als klant zelf je factuur op mag gaan halen (een grotere belediging van je klanten bestaat er volgens mij niet). Er bestaan oplossingen die deze websites kunnen ‘scrapen’ met jouw login en wachtwoord. Dat krijgen wij er bij onze security officer en ISO 27001-accreditatie (data privacy en data security) niet doorheen. Deze leveranciers blijven wij dan ook benaderen en vaak is er dan toch een andere oplossing mogelijk.

Waar het om gaat: De elektronische factuur die de accountant relevant houdt.
Ik heb de eer gehad om met de NBA (Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants) na te denken over een toekomstvisie van ‘de accountant’. In deze zogenaamde ‘arena-groep’ (zie rapport: met een bijdrage “Vroeger was alles mooier – of toch niet” van mijn hand op pagina 7) is nagedacht hoe de rol van de accountant er in de toekomst uit zou kunnen zien. Is er een toekomst voor de accountant? En de CFO? Ik denk het wel, maar dan is het wel belangrijk om ‘relevant’ te blijven voor je klanten. Dat geldt voor elke beroepsgroep trouwens.

En dan is die elektronische factuur opeens een heel mooi middel (dus geen doel) om relevant te blijven. De administratie is opeens niet meer het sluitstuk van een administratief proces dat de meeste bedrijven liever kwijt zijn, maar een beginpunt om de organisatie beter te maken! Een elektronische factuur bevat elke factuurregel in groot detail. Deze regels bevatten vaak meer informatie dan de papieren factuur (zoals productgroepen, aansluitnummers).

Een voorbeeld: Een restaurant heeft een prachtig kassasysteem met een aantal omzetgroepen. Dan komt de factuur van de Sligro… en die wordt op hoofdregelniveau weg geboekt. Dat analyseert niet al te best natuurlijk: een gemiste kans!

Onze Boekhoud-Robot maakt hier het verschil. Stel in de robot bij al je klanten in dat de kosten van Sligro ‘kantinekosten zijn’ en maak vervolgens een groep klanten die ‘restaurant’ zijn. Splits daar de facturen naar kostprijsgroepen die aansluiten bij de omzetgroepen (op basis van de productgroepen in de elektronische facturen) en richt voor die ene klant die op een zeer gedetailleerde manier de kosten uitgesplitst wil hebben, eenvoudig nog een aantal extra robot-instructies in. Op deze manier wordt de boekhouding een informatiebron, waarbij de boekhouding op eenvoudige wijze gepersonaliseerd kan worden. Dat is een mooie basis om relevant te blijven voor je klanten! Hier is een relevant adviseringsmodel omheen te maken waar klanten de toegevoegde waarde van zien en voor willen betalen.

Ander voorbeeld: die hele lastige Flora Holland factuur die eigenlijk in het inkoopdagboek, het verkoopdagboek en op de balans geboekt moet worden… Voor de Boekhoud-Robot geen probleem!

Voor de accountants die nu denken: mijn klanten zijn blij met hoe het nu gaat, alles op hoofdregelniveau… die wil ik adviseren eens met je klanten te gaan praten, vooral goed te luisteren en door te vragen van welke informatie ze echt blij zouden worden.

Die elektronische factuur is dus zo gek nog niet

Waarschuwing: Het gaat niet vanzelf, het is ook spannend voor leveranciers
Nu ben je natuurlijk helemaal enthousiast en wil je zo snel mogelijk de eerste stappen met elektronische facturen gaan zetten. Prima, maar dan wil ik wel direct de verwachtingen ‘managen’ en ook de uitdagingen delen.

Het ontvangen van elektronische facturen is niet alleen voor jou en je klant een beetje spannend… het is ook nieuw en spannend voor de leveranciers! Die vinden het ook spannend om dat oude vertrouwde papiertje of PDF-je zomaar lost te laten (letterlijk en figuurlijk ;-)). Wanneer je leveranciers uitnodigt om elektronische facturen te sturen (via een uitnodigingsknop, net als bij LinkedIn), kan het zijn dat er nog aanvullende acties nodig zijn:
– Sommige leveranciers verwachten een mail van de klant aan de account manager;
– Soms blijkt de factuur bij een consumentenabonnement te horen, en daar zijn dan toevallig weer geen elektronische facturen voor beschikbaar;
– Soms zegt een leverancier gewoon ‘nee’ tegen je, terwijl andere klanten ze wel krijgen (die hebben dan een model waarin ze bij hun aanbieder per klant moeten betalen).

Samengevat: De elektronische factuur als doel om de administratie relevant te maken (en o ja, tot 40x zo snel uitgevoerd). Daar geloven wij in.

Op dit moment maken meer dan 50 grote accountantskantoren gebruik van de InvoiceSharing Boekhoud-Robot, die gekoppeld is aan Basecone. U kunt de InvoiceSharing module bij Basecone activeren en zal ook door Basecone gefactureerd worden. Daar is meteen ook het antwoord op de vraag ‘hoe wij geld verdienen’. Wij geloven dat we het boeken van inkoopfacturen zoveel sneller en beter (relevanter) maken, dat u daar graag voor wenst te betalen. Vraag uw Basecone contactpersoon om de tarieven.

De InvoiceSharing Boekhoud-Robot wordt door grote en kleine bedrijven gebruikt (van ZZP’er, via de accountant tot en met grote corporates met miljoenen facturen). Wij ondersteunen elke week een aantal Basecone gebruikers die met InvoiceSharing starten en hebben ook templates beschikbaar voor een aantal ‘lastige’ leveranciers, zodat u snel aan de slag kunt.