Door facturen (documenten) te boeken verwerk je deze direct in het boekhoudsysteem. Basecone is erop gericht facturen zo goed mogelijk te herkennen, en zo snel mogelijk door de gebruiker te laten beoordelen en te boeken. In deze toelichting is uitgegaan van een Aankoopfactuur, maar uiteraard kan je op soortgelijke wijze ook verkoopfacturen verwerken.
Het boekingsscherm
Boeken doe je in het boekingsscherm. Het boekingsscherm in Basecone is op twee manieren te bereiken:
Via de Boek-knop. Zodra na het taggen de herkenning is afgerond (en de factuur is geautoriseerd, wanneer de module "autorisatie voor het boeken" van toepassing is), zal voor elke factuur in de middelste kolom van het Overzichtsscherm een knop zichtbaar (en blauw) zijn met het woord "Boek" (zie afbeelding onder punt 2).
Via de Workload Matrix.
Het boekingsscherm bestaat uit twee delen: aan de linkerkant van het boekingsscherm is de desbetreffende factuur afgebeeld, aan de rechterzijde kun je zien wat het resultaat is van de herkenning en het matchen van de gegevens uit jouw boekhouding. Dit noemen we het boekingsvoorstel - ook wel het boekingsconcept genoemd.
Je kunt het verwerkingsproces van de desbetreffende factuur annuleren, de factuur afwijzen of de factuur opslaan. Dit doe je via de knoppen rechtsboven het boekingsvoorstel.
Annuleer: Hiermee staak je de verwerking van de desbetreffende factuur en keer je terug naar het vorige scherm zonder dat een actie is uitgevoerd.
Afwijzen: Hier klik je op als je het niet eens bent met de status van de factuur en de factuur niet wil verwerken. De tag wordt van de factuur gehaald en de factuur wordt als nieuw binnengekomen factuur opgenomen in het overzichtsscherm. De procedure kan nu opnieuw worden doorlopen.
Opslaan: Je kan de factuur tussentijds opslaan en later verder aanvullen, afronden en boeken.
Vervolgens kun je het boekingsvoorstel controleren en - waar nodig - de velden handmatig aanpassen of aanvullen. Een gedetailleerde uitleg over elk veld in het boekingsvoorstel vind je hier.
TIP: Om snel naar bepaalde velden in het voorstel te gaan (om deze aan te passen, of aan te vullen), kun je gebruik te maken van de Tab-toets of de Enter-toets op je toetsenbord.
Snelcodes (sneltoetsen)
Een aantal vaak gebruikte functies hebben we voorzien van een snelcode:
Boeken/Verwerken: Alt + P
Boeken/Verwerken en boekingsregels opslaan: Alt + O
Opslaan: Alt + N
Afwijzen: Alt + R
Boekingsregel toevoegen: Alt + L
Wijzigen van leverancier of klant: Alt + U
Sortering van facturen
Facturen kunnen op twee manieren worden gesorteerd. Klik hiervoor op het sorteer-icoontje links van "Annuleer", boven het boekingsvoorstel.
Op volgorde van herkenning: nieuw herkende facturen worden achteraan toegevoegd om te boeken.
Op volgorde van aanlevering: nieuwe herkende facturen worden tussengevoegd tijdens het boeken.
Boekingsregels opslaan
Als het boekingsvoorstel in orde is, kan er worden geboekt. Dit doe je door op de knop met het boek-icoontje te klikken. Deze vind je zowel rechtsboven als rechtsonder het boekingsvoorstel.
Bij het doen van een boeking kan je naast alleen boeken ook tegelijkertijd de boekingsregels opslaan. Dit doe je door op de knop met het pijltje-naar-beneden te drukken en klik vervolgens op "Boek en boekingsregels opslaan".
Alle gebruikte boekingsregels worden dan in Basecone opgeslagen bij de desbetreffende klant of leverancier. Wanneer bij een latere boeking een match wordt gemaakt met dezelfde klant of leverancier, zullen de opgeslagen boekingsregels voorgeladen worden.
TIP: Je kan de boekingsregels per klant of leverancier ook instellen in de administratie-instellingen in Basecone.
De volgende velden kunnen bewaard en opgehaald worden:
Grootboekrekening
Kostenplaats
Project
BTW
Omschrijving