Om gebruik te kunnen maken van de feature betaalbaar stellen na autorisatie in Exact Online is het volgende van belang:
In Exact Online dient een nieuwe betalingsconditie aangemaakt te worden met de code “AU”. Let op: De code van deze betalingsconditie mag niet afwijken!
Bij betalingswijze dient kas te zijn geselecteerd. Hierdoor zal de factuur niet worden opgenomen in een betaal-batch (tot goedkeuring).
In Basecone dient de administratie-instelling factuur pas betaalbaar stellen na goedkeuring autorisatoren op ja te staan.
Processtappen:
Bij het boeken van een factuur in Basecone selecteer je de gebruikelijk betalingsconditie (bijvoorbeeld 30 dagen) en wijs je één of meerdere autorisatoren toe.
Bij het boeken van de factuur naar Exact Online zal Basecone in eerste instantie de betalingsconditie “AU” meegeven in de boeking (in plaats van de geselecteerde betalingsconditie). De in de boeking geselecteerde betalingsconditie wordt wel door Basecone opgeslagen in de document-tijdlijn.
Doordat in Exact Online in eerste instantie de betalingsconditie “AU” is meegegeven (waarbij de betalingswijze kas is geselecteerd), is de boeking op dat moment geblokkeerd voor betaling.
Nadat alle toegewezen autorisatoren de boeking hebben goedgekeurd, zal Basecone de boeking in Exact Online updaten en de betalingsconditie wijzigen van “AU” naar de geselecteerde betalingsconditie, waarna de boeking beschikbaar komt voor betaling (mits bij de geselecteerde betalingsconditie op krediet is geselecteerd). In de document-tijdlijn krijgt het document de status geautoriseerd na het boeken.
Let op:
Het is niet mogelijk de administratie-instelling factuur pas betaalbaarstellen na goedkeuring autorisatoren op nee te zetten indien er nog facturen zijn die wachten op autorisatie na het boeken.
Voor het updaten van de boeking (nadat alle toegewezen autorisatoren hebben goedgekeurd) worden de Exact Online inloggegevens gebruikt die gekoppeld zijn aan de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.
Mocht het niet mogelijk zijn de boeking te updaten in Exact Online, dan stuurt Basecone hiervan een notificatie e-mail naar de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.