Het aanleveren van documenten en facturen kan in Basecone eenvoudig en op verschillende manieren:

  • Door de bestanden te slepen in de webapplicatie
  • Te e-mailen naar een uniek e-mailadres per dossier
  • Via de app Basecone Spenser (iPhone of Android)
  • Volledig geautomatiseerd vanuit andere applicaties via webservices.

Bestanden slepen

Je kan je bestanden in Basecone slepen door één of meerdere bestanden op je computer te selecteren en te slepen in het aanlevervak in Basecone. Laat de bestanden los in het vak en de bestanden worden in Basecone geplaatst. Op deze manier kan je tot ongeveer 100 documenten tegelijk aanleveren. Ook is het mogelijk om met de muis op het vak klikken om (afhankelijk van de mogelijkheden van het internet browser) één of meerdere bestanden te selecteren.

E-mailen van bestanden

Elk dossier in Basecone beschikt over een uniek e-mailadres. Het adres voor je dossier staat vermeld aan de linkerkant van het overzichtsscherm in de webapplicatie van Basecone. Het is aan te raden om alleen één of enkele documenten via e-mail te verzenden. Het medium e-mail is niet geschikt om veel of grote bestanden te verzenden. Je kan bestanden tot een gezamenlijke omvang van 20MB per e-mail naar Basecone sturen. Houd er dan wel rekening mee dat in de regel attachments de grootte van de complete e-mail met een factor 1,5 vergroten. Een attachment van 14MB zou er dus voor kunnen zorgen dat de complete mail al boven het maximum van 20MB uitkomt. Daarnaast kan het zijn dat jouw internet provider of bedrijfsnetwerk een lagere hoeveelheid toestaat.

Slim aanleveren met tags

Bij het versturen van een factuur kan je al direct een tag of label meegeven aan de bijlage. Voeg bijvoorbeeld [INK] toe aan de onderwerpregel om de bijlage(n) direct als aankoop te kenmerken. Je gebruikt bijvoorbeeld [VRK] voor verkoopfacturen. Wanneer het in jouw dossier verplicht is om elk document te autoriseren, dan wordt de tag verwijderd en als tekst opgenomen in het commentaarveld.

Ook kan je commentaar meegeven. Gebruik de volgende code in je e-mail (dus niet in de onderwerpregel): [* hier schrijft u uw commentaar *] om het commentaarveld in Basecone automatisch te vullen.

Ontvangstbevestiging

Zodra je één of meerdere bestanden naar Basecone hebt gestuurd ontvang je een ontvangstbevestiging zodat je kunt vaststellen of het aanleveren is gelukt. Basecone raadt je aan om de ontvangstbevestigingen na te lopen, zodat je zeker weet dat alle aangeleverde bestanden correct in de juiste dossier zijn beland. De ontvangstbevestiging geeft ook aan wanneer een bestand niet in een dossier geplaatst kon worden. Let op: Dit is een functie die de supergebruiker, accountant of boekhouder MKB aan of uit kan zetten.

Filters

Als je veelvuldig ontvangstbevestigingen van Basecone ontvangt, raden wij je aan om een filter aan te maken in uw e-mailapplicatie. Alle bekende applicaties voor het verwerken van e-mail beschikken over de mogelijkheid om een filter te configureren, waarmee de ontvangstbevestigingen van Basecone direct bij binnenkomst in een aparte map geplaatst worden. Je kunt de ontvangstbevestigingen daarna altijd nog raadplegen.

Eigen domeinnaam

Standaard eindigt het e-mailadres van een administratie bij Basecone op @mailtobasecone.com, maar dit mag je tegen betaling veranderen naar een eigen, zelf te kiezen domeinnaam. Let erop dat de domeinnaam niet al elders in gebruik is, en ook geen inbreuk maakt op merk- of bedrijfsnamen van andere bedrijven of organisaties. De kosten voor een eigen domeinnaam zijn € 7,50 excl. BTW per maand voor al je administraties binnen dezelfde kantoorcode. Als je de aanvraag bij Basecone indient is je eigen maildomein in de regel binnen 48 uur actief. Je kan een eigen domeinnaam aanvragen via het opdrachtformulier. Stuur dit ingevulde en ondertekende opdrachtformulier vervolgens retour via support@basecone.com 

Ander dagboek selecteren in validatiescherm 

In het validatiescherm wordt het ingestelde standaard dagboek getoond. Wanneer je wilt boeken in een ander dagboek, dan kun je (indien beschikbaar) dit dagboek selecteren. De factuur wordt dan geboekt in het geselecteerde dagboek. 

Let op: Het dagboek dat in het boekingsscherm getoond wordt, wordt op het moment van taggen geselecteerd. Als na het taggen van het document het standaard dagboek wordt gewijzigd, dan is deze wijziging nog niet doorgevoerd voor de documenten die reeds getagged zijn. 

bij Basecone op @mailtobasecone.com, maar dit mag ook een eigen adres zijn. Als u de aanvraag bij Basecone indient is uw eigen maildomein in de regel binnen 48 uur actief. Let erop dat de domeinnaam niet al elders in gebruik is, en ook geen inbreuk maakt op merk- of bedrijfsnamen van andere bedrijven of organisaties.

Beveiligde e-mail

Wanneer je versturende mailserver versleuteling ondersteunt zal Basecone de e-mail versleuteld accepteren en afhandelen. De verbinding tussen jouw mailserver en de mailservers van Basecone is dan beveiligd. Zo ben je ervan verzekerd dat de bestanden uit jouw veilige kantooromgeving versleuteld de beveiligde infrastructuur van Basecone bereiken.

Bestanden en bestandsformaten

Je kunt bestanden in de volgende bestandsformaten in Basecone verwerken of opslaan.

Herkenning en boeken .pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff
Alleen opslaan .xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta
Gecomprimeerde bestanden .zip (elke bestand in de zip wordt apart behandeld)

Heeft u het antwoord gevonden?