Het bovenste deel van het boekingscherm toont de gegevens die betrekking hebben op de factuur zelf: datum, factuurnummer, leverancier (als het gaat om een aankoop), factuurbedrag, gestructureerde mededeling. De boekhoudperiode en btw periode worden voorgesteld aan de hand van de factuurdatum, maar kunnen gewijzigd worden indien het document geboekt moet worden in een andere periode. Alleen de periodes die bestaan in het dossier in het boekhoudsysteem kunnen gekozen worden.

Hoewel de factuur ook een vervaldatum vermeldt, wordt deze toch niet correct overgenomen. Hier primeren de gegevens uit het boekhoudsysteem. Als de voorkeur gegeven wordt aan de vervaldatum zoals die op de factuur wordt weergegeven, dan volstaat het om dit gegeven op de factuur te selecteren. Het niet geselecteerde deel van het document zal lichtgrijs weergegeven worden. Deze selectie moet niet nog eens bevestigd worden door een Ctrl + V combinatie; enkel klikken in het veld waar de waarde moet komen kan volstaan. Deze techniek kan voor alle velden worden toegepast.

De leverancier (crediteur) die door Basecone is herkend. Met de +knop rechts van het veld kun je een leverancier (crediteur) toevoegen, zowel in Basecone als in je boekhoudsysteem. 

TIP: Lees meer over het aanmaken van leveranciers in Basecone hier.

Het IBAN / bankrekeningnummer waar het bedrag van de factuur naar moet worden overgemaakt (na boeking). Dit veld is vooral bedoeld ter controle van de doelrekening.

De omschrijving van de factuur. Deze zal je in de meeste gevallen handmatig in moeten voeren, of deze wordt automatisch opgehaald met een boekingsregel. Gebruik de copy-knop rechts van het veld om de omschrijving door te kopiëren naar de eerste regel van de factuur. 

Hier kan worden aangegeven als het een creditfactuur betreft. 

Indien er een verschil is tussen de som van het bedrag excl. BTW en de BTW, versus het totaalbedrag incl. BTW, zal hier een verschil getoond worden. Je dient dan een van de bedragen te corrigeren. Wanneer het verschil zeer klein is (tot 2 cent) kan je het verschil ten laste brengen van het hoogste BTW bedrag, of het verschil automatisch laten wegboeken naar de verschillenrekening, om zo afrondingsverschillen weg te werken. Voor beide opties toont Basecone een knop zodra het verschil kleiner of gelijk is aan 2 cent.

Het onderste deel van het boekingscherm behandelt de uitsplitsing van de factuur. Voor sommige facturen kan één enkele grootboekrekening volstaan. Voor andere zijn meerdere lijnen nodig.
​

De grootboekrekening waarop je de regel van de factuur wilt boeken. Het grijze cijfer 1 geeft aan dat deze lijn de eerste lijn van de uitsplitsing behandelt. Om de juiste grootboekrekening te vinden kan een deel van de omschrijving of een deel van het nummer ingegeven worden. 

Hier kan je de kostenplaats opgeven, of controleren als deze bij het taggen door een andere gebruiker is voorgesteld. 

Hier kan je het project opgeven, of controleren als deze bij het taggen door een andere gebruiker is voorgesteld. 

Het totaalbedrag van de factuur, exclusief de BTW.

Het Btw vak toont het vak van de btw aangifte waar het bedrag exclusief btw zal in opgenomen worden. 

Het berekende bedrag van de BTW op basis van de overige bedragen op de factuur en de gekozen BTW-code. Klik op het nog dichte slotje naast het BTW-bedrag om deze te openen en het inactieve veld voor het berekende BTW-bedrag te ontgrendelen, zodat je handmatig het BTW-bedrag kan aanpassen. Met het rekenmachientje ernaast kun je het BTW-bedrag opnieuw laten berekenen.

Per regel is het mogelijk om een omschrijving in te geven. Het icoontje rechts achter het veld voor de omschrijving kopieert het gegeven dat in de factuuromschrijving is ingevuld.

Hiermee kun je een extra boekingsregel toevoegen. Elke factuur kan meerdere factuur- of boekingsregels bevatten.

Hiermee boek je de factuur naar het boekhoudsysteem.

Wanneer je op het pijltje klikt naast de Boek-knop, krijg je de mogelijkheid om de gekozen waarden (zoals BTW-code en grootboekrekening) op te slaan als een boekingsregel voor de desbetreffende leverancier (crediteur). De volgende keer dat de leverancier (crediteur) herkend wordt, zal deze boekingsregel dan automatisch geladen worden en hoef je minder gegevens aan/in te vullen.

TIP: In het boekingscherm in Basecone is het mogelijk om standaard labels in te voeren bij zowel de kopregels als de boekingsregels. Lees hier meer over het aanbrengen van standaard labels.

​

​

​