Tout d’abord une distinction doit être fait entre des documents à comptabiliter et des documents à archiver.
Des documents à comptabiliser, donc facturs et notes de crédit d’entrée ou de sortie, peuvent être fournis dans un format comme suit :
Pdf,
Bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif of tiff, ou tout format d’image,
Zip, donc fichiers comprimés (excl. rar) ; Basecone ne demandera même pas de les extraire ; les documents apparaitront séparément,
Xml, mieux connus en tant que fichiers UBL
Important: les fichiers UBL sont à fournir uniquement par email et non pas par l’application web!
À côté de ceux-ci, il y a des fichiers qui ne seront pas comptabilisés mais qui seront fournis pour d’autres raisons, comme des rapports, des relevés, des tables, …
Ces fichiers peuvent être fournis dans un format :
Excel, Word ou Powerpoint,
Txt,
....
Important: ne sont pas admis : des fichiers exe, bat ou autres extensions exécutables, car ils peuvent contenir des virus ou du spyware!