À côté d’un usage facultatif du processus d’autorisation il existe la possibilité de rendre l’autorisation obligatoire dans Basecone. Ceci signifie que chaque document devra être autorisé par au moins un autorisateur. Cette autorisation peut avoir lieu avant la comptabilisation, après, ou avant et après. Puisque ce paramétrage se fait au niveau du dossier il peut différer d’un dossier à un autre.
Possibilité A: autorisation pour dossier 1 et 2, pas d’ autorisation pour dossier 3
Possibilité B: autorisation pour dossier 1 avant la comptabilisation, pour dossier 2 après la comptabilisation, pour dossier 3 aussi bien avant qu’ après
Possibilité C: autorisation pour dossier 1 par un premier autorisateur Q et un deuxième autorisateur R, pour dossier 2 par un premier autorisateur P et un deuxième autorisateur R, pour dossier 3 par un premier autorisateur libre et un deuxième autorisateur fix S
Evidemment d’autres situations sont possibles.
Pour configurer une autorisation, choisissez Paramètres, Administrations, Modifier dans la colonne Actions à l’hauteur du dossier correspondant et puis l’onglet Workflow.
Cette configuration peut être temporaire et se modifie si son résultat ne correspond pas aux souhaits. La sauvegarde signifie que la configuration s’appliquera sur tout document qui sera fourni à partir de ce moment et non pas sur des documents déjà fournis ; la modification ne s’appliquera pas non plus sur des documents déjà fournis, uniquement sur tout document fourni après.
NB: Si un certain utilisateur ne peut pas être choisi comme autorisateur une modification aux rôles d’utilisation est nécessaire pour cet utilisateur ; il n’est pas (encore) un autorisateur.
Inutile de créer un nouvel utilisateur pour servir comme autorisateur ; un utilisateur existant peut être accordé ce rôle complémentaire.
NB: Consultez votre account manager pour connaître le calcul des frais impliqués.
Si au moins un utilisateur a été accordé le rôle d’autorisateur, le processus peut être mis en œuvre. Lors de taguer un document on peut choisir un (ou plusieurs) autorisateur(s). Le choix ne peut se faire que pour des utilisateurs qui ont été accordés le rôle d’autorisateur.
NB: Même si cet utilisateur est accordé le rôle d’autorisateur, il ne peut pas sélectionner soi-même pour autoriser ce document.
Après avoir sélectionné un autorisateur, ce choix ainsi que le tag sera confirmé par un clic sur la coche verte.
Ensuite le document sera transféré dans la colonne A autoriser dans la Matrice de la charge de travail et non pas dans la colonne A comptabiliser. L’autorisateur sélectionné devra autoriser le document avant que le document puisse être comptabilisé.
L’autorisateur peut autoriser le document par l’application web ou par un app sur le smartphone créé pour ce but: FLUX.
NB: Cette configuration permet de mettre en œuvre une autorisation, mais ne l’impose pas.