Chaque dossier (= administration) dans Basecone a obtenu une adresse email unique. Elle se retrouve sur la page d’accueil après l’ouverture du dossier pour lequel on veut consulter l’adresse email. Cete adresse est toujours constituée d’après une certaine structure :

[code bureau].[code dossier]@mailtobasecone.com (les crochets ne servent qu’à indiquer les valeurs ; ils ne font pas partie de l’adresse email).

P.S.: Si on a accès à plusieurs dossiers dans Basecone, on disposera de plusieurs adresses email ; le choix de l’adresse email est l’équivalent du choix de dossier sur la page d’accueil dans l’application web.

Il suffit de joindre un document à un message pour voir apparaître le document dans le dossier correspondant. Il est indispensable que le document soit une pièce jointe et ne soit pas inclus dans le message en tant que document ou en tant que lien vers un autre endroit.


P.S.: Cette procédure est la seule qui permet de fournir des documents UBL dans Basecone.

Quelqu’un qui veut envoyer des documents à Basecone n’a même pas besoin d’un compte d’utilisateur dans Basecone ; la connaissance de l’adresse email et la procédure ci-dessus feront de sorte à ce que chaque document apparaisse dans le dossier correspondant. Des fournisseurs qui généralement expédient leur facture par email peuvent être invités à dorénavant envoyer ces factures à l’adresse qui correspond au dossier pour qu’elles arrivent directement au bon endroit sans qu’elles doivent être forwardées par leur client.

L’historique des emails enregistrés chez Basecone se consulte à tout moment dans Basecone ; dans la barre de navigation cliquez sur l’enveloppe. 

Au bout du temps un multiple de messages sera enregistré, qui ne s’affichera plus totalement sur l’écran. Pour réduire la liste des critères de sélection pourront être introduits :

  1. La date de la réception de l’email
  2. L’adresse email de l’expéditeur
  3. Le sujet que l’expéditeur a donné au message
  4. Le dossier (= administration) qui correspond à l’adresse ; si accès à plusieurs dossiers, la recherche peut se faire sur tous les dossiers
  5. Erreurs dans le cas où le message et/ou la pièce jointe ne pouvait pas être traité ; si résultat = réussite, ce champs restera vide
  6. Résultat ; si résultat = réussite, ce champs affichera réussite

L’envoi de plusieurs documents ensemble est permis.

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