Il ne suffit pas de fournir un document dans Basecone pour que l’application sache ce qu’elle doit faire du document : il doit être comptabilisé en tant que vente, achat ou pas du tout ? Cela se décide par un tag que chaque document recevra.

Retrouver des documents à marquer : malgré l’indication que trois documents pour le dossier Hotel Othello doivent être traités, aucun document n'est affiché. La sélection doit être adaptée.

Positionner le souris sur le premier icône montre le texte: ‘Afficher documents à marquer’. Un clic fait apparaître les documents.

Une autre façon pour facilement retrouver ces documents est offert par la Matrice de la charge de travail. À l’hauteur du dossier Hotel Othello la colonne A marquer affiche un chiffre 3 sousligné. Un clic sur ce chiffre dirige vers le même écran qu’ au-dessus.

Les documents sont prets à être marqués. Puisque le nom des documents dans cet exemple n’aide pas pour décider quel tag on doit mettre sur un document, un aperçu est montré à côté.

Ce document est une facture d’achat ; le tag INK (NL ‘inkoop’ = FR ‘achat’) correspond. Après avoir choisi le tag on confirme ce choix.

Ceci fera disparaître ce document des documents à marquer et éventuellement de la sélection, en fonction de ce qui est sélectionné. Le cas échéant on adapte la sélection.

La situation a été modifiée dans la Matrice de la charge de travail : un document se retrouve dans la colonne des documents A comptabiliser par un chiffre sousligné sur lequel on peut cliquer.

En ayant marqué le document il est pret à être comptabilisé en tant que facture d’achat. Basecone cherchera des correspondances parmis les fournisseurs et non pas parmis les clients.

Une conséquence d’avoir marqué un document, c’est le démarrage de la reconnaissance des données. Le tag décidera la recherche parmis les fournisseurs ou les clients. À la fois d’autres fonctionnalités ne s’appliqueront plus sur ce document, comme p.e. Diviser. Les ciseaux ne se montrent plus sur un document déjà marqué.

Puisqu’il est possible qu’un document marqué soit quand-même divisé, ou dans le cas où un document ait obtenu un tag incorrect, la possibilité d’enlever un tag a été prévue:

La seule action à exécuter sur ce document – qui préalablement n’était pas encore disponible – est Comptabiliser ; même si ce n’est pas l’action souhaitée, c’est celle-là à choisir.

Au dessus de la comptabilisation trois options sont présentées: Annuler, Rejeter ou Sauvegarder. L’option Rejeter enlèvera le tag du document et le remettra dans l’état précédent ; le document n’est pas supprimé et n’a pas besoin d’être fourni à nouveau ; dans la Matrice de la charge de travail on pourra le retrouver parmis les documents à marquer pour le diviser ou marquer à nouveau.