Voor u de dossiers die u beheert aan Basecone kunt toevoegen, moet u éénmalig uw boekhoudsysteem (Adsolut, Expert/M, Vero Count of Top Account) activeren.

Voor het activeren heeft u een activatiesleutel nodig. Basecone genereert deze unieke sleutel voor de activatie van uw boekhoudsysteem. De activatiesleutel is 48 uur geldig. Als u het kantoor nog maar pas heeft aangemaakt, dan verkreeg u de activatiesleutel tijdens de registratie van uw kantoor. Als u Basecone al langer gebruikt of als de huidige sleutel vervallen is, dan kunt u een nieuwe sleutel aanmaken.

Bent u de sleutel kwijt, dan kunt u deze terugvinden via Basecone > 'Instellingen' > 'Kantoor' > 'Boekhoudsysteem'. Klik op het icoon in de rechterkolom.

Start uw boekhoudsysteem en open het dossier dat u met Basecone wilt synchroniseren.

Adsolut: Klik op 'Integraties' > 'Basecone' > 'Activatie'.

Expert/M: Klik op 'Configuratie' > 'Basecone documenten'.

Vero Count: Klik op 'Utilities' > 'Basecone' > 'Registratie'.

Top Account: Klik op 'Modules' > 'Basecone' > 'Registratie'.

Plak de activatiesleutel vanuit Basecone in het onderste veld en bevestig.

Uw boekhoudsysteem is nu geactiveerd voor uw Basecone-kantoor. De laatste stap voor u aan de slag kan gaan met Basecone, is een dossier synchroniseren.

Nu het boekhoudsysteem is geactiveerd, kunt u de onderliggende dossiers synchroniseren met Basecone. Start uw boekhoudsysteem en open het dossier dat u met Basecone wilt synchroniseren.

Adsolut: Klik op 'Integraties' > 'Basecone ' > 'Synchronisatie'.

Expert/M: Klik op 'Configuratie' > 'Basecone documenten' > 'Synchronisatie'.

Vero Count: Klik op 'Utilities' > 'Basecone' > 'Synchronisatie'.

Top Account: Klik op 'Modules' > 'Basecone' > 'Manuele synchronisatie'.

Klik op 'Akkoord’. Er worden namelijk per gesynchroniseerd dossier kosten in rekening gebracht. Stel het standaard aankoop- en verkoopdagboek in. U kunt op dit scherm ook de analytische verwerking in Basecone instellen.

Klik op 'Synchroniseren'. De gegevens van het dossier worden nu gesynchroniseerd met Basecone. Na maximaal 30 minuten zal het dossier bruikbaar zijn in Basecone.

Bij het aanmaken van uw Basecone-kantooromgeving werd automatisch een eerste gebruiker opgezet. Deze gebruiker heeft de rol van supergebruiker. De supergebruiker kan steeds nieuwe gebruikers aanmaken en toegang verlenen tot de dossiers op de Basecone-kantooromgeving.

Klik op Basecone > 'Instellingen' > ‘Gebruikers’. U komt terecht op een overzichtsscherm, met aan de linkerzijde de optie ‘Gebruiker(s) toevoegen’. Via deze pagina kunt u een gebruiker toevoegen.

U geeft de naam voor de nieuwe gebruiker in en een gebruikersnaam met een bijhorend e-mailadres.

Vervolgens bepaalt u welke rechten u aan deze gebruiker wilt toekennen. Elke gebruiker heeft hiervoor minstens één gebruikersrol nodig. Elke gebruikersrol vertegenwoordigt een aantal rechten in Basecone.

Supergebruiker

Deze gebruiker beheert de Basecone-kantooromgeving en kan gebruikers toevoegen, bewerken en de kantoor- of administratie-instellingen bewerken. Deze gebruiker beheert louter de Basecone-kantooromgeving en kan op zich geen documenten taggen of boeken.

Accountant

Met deze gebruikersrol kunt u documenten boeken in het boekhoudsysteem. Deze gebruiker kan administraties toevoegen/bewerken, gebruikers toevoegen/bewerken en de instellingen beheren voor de gebruikers en de administraties. Deze gebruiker kan echter geen gebruikers verwijderen in Basecone.

Boekhouder MKB

Deze gebruikersrol is gebaseerd op de Accountant en heeft ook het recht om facturen te boeken in Basecone. Gebruikers met deze rol kunnen geen andere gebruikers zien die dezelfde of meer rechten hebben, en kunnen alleen gebruikers aanmaken met een lagere rol of de gebruikersinstellingen wijzigen van Klantgebruikers of Beperkte Klantgebruikers. Zij kunnen geen administraties toevoegen/verwijderen. Deze rol wordt meestal gegeven aan klanten van accountants- en administratiekantoren, die zelf hun facturen willen boeken.

Autorisatiebeheerder

Gebruikers met deze rol zien het autorisatieproces in Basecone. Een van de rechten van de autorisatiebeheerder is dat deze gebruiker autorisatoren kan aanmaken. Zo kan deze beheerder ook het hele proces weer op gang helpen als hij/zij ziet dat het document lang bij één bepaalde autorisator blijft hangen. De beheerder kan de autorisator wijzigen, waar het document ter autorisatie staat of de huidige autorisator aansporen om het document te autoriseren. Deze gebruikersrol wordt voornamelijk gebruikt als de organisatie gebruik maakt van autorisatie workflows.

Autorisator

Gebruikers met deze rol kunnen alleen documenten zien die op dat moment door hen geautoriseerd moeten worden. Let op: het is hierbij belangrijk dat de instelling 'alle rechten toekennen voor archief' op 'nee' blijft staan. U kunt deze setting in Basecone vinden via: Instellingen > Gebruikers > Acties (bewerken) > tabblad 'instellingen'. Autorisatoren kunnen de aangeboden documenten goedkeuren of afwijzen. Indien autorisatoren een document af zal keuren, zijn ze verplicht om de reden voor afwijzing mee te geven. Met deze rol kunt u alléén autoriseren. Het document/de boeking kan niet aangepast worden. Om de boeking aan te kunnen passen, moet u ook de gebruikersrol Accountant of boekhouder MKB toegewezen hebben gekregen.

Klantgebruiker

Deze gebruiker heeft de mogelijkheid om documenten te splitsen of samen te voegen, te taggen en toe te wijzen aan een autorisator of autorisatieflow. Met deze gebruikersrol kan een gebruiker in het archief alle documenten zien die niet toegewezen zijn (geweest) aan een autorisator. Tevens kan deze gebruiker personen aanmaken met de rol Beperkt Klantgebruiker.

Beperkte klantgebruiker

Deze gebruikersrol heeft dezelfde rechten als de Klantgebruiker, met het verschil dat deze gebruiker alléén de documenten kan zien die hij/zij zelf heeft aangeleverd. Deze gebruiker kan dus ook taggen, documenten samenvoegen en documenten splitsen.

U heeft de mogelijkheid om de nieuwe gebruiker toegang te geven of te ontzeggen tot bepaalde dossiers.

Na het selecteren van een of meerdere gebruikersrollen, vinkt u de optie ‘E-mail versturen om het wachtwoord in te stellen’. Lees hieronder nog enkele handige combinaties van gebruikersrollen.

Accountant/boekhouder MKB en Klantgebruiker
Met deze gebruikersrollen kan de gebruiker documenten aanleveren, taggen alsook boeken naar het boekhoudpakket.

Supergebruiker en Autorisatiebeheerder

Zo kan de beheerder van de Basecone omgeving een overzicht houden van welke documenten geautoriseerd moeten worden. Zo is er altijd één gebruiker die het volledige overzicht houdt in Basecone.

Autorisatiebeheerder en Accountant/Boekhouder MKB

Hierdoor kan de boeker druk zetten bij autorisatoren als het document nog niet geautoriseerd is of de autorisator veranderen als het document blijft hangen bij een autorisator.

U kunt Basecone gebruiken om documenten aan te leveren. In de eerste plaats verkoopfacturen en aankoopfacturen, maar ook balansen, simulaties, contracten of bonnen.

Op de homepagina van Basecone ziet u aan de linkerkant een lijst met administraties (dossiers) die gekoppeld zijn aan jouw Basecone-account. Als u een bepaalde administratie opent door deze aan te klikken, ziet u het aanlevervak en het unieke e-mailadres dat u kunt gebruiken om documenten rechtstreeks naar deze administratie te mailen. Er zijn verschillende manieren om eenvoudig documenten aan te leveren:

· Via het aanlevervak van de administratie in de webapplicatie van Basecone

· Via een e-mail naar het unieke Basecone-mailadres van de administratie

· Via de Basecone Spenser app (Android en iOS)

TIP:
Basecone ondersteunt verschillende formaten:

· Herkenning en boeken: .pdf, .xml, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff

· Alleen opslaan: .xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta

· Gecomprimeerde bestanden: .zip (elke bestand in de zipmap wordt apart behandeld)

Elke administratie heeft zijn eigen aanlevervak: u kunt erop klikken om documenten van op uw computer te selecteren, maar u kunt er ook bestanden naartoe slepen. U kunt zowel bij het klikken als bij het slepen één of meerdere aanleveren.

Om documenten via mail aan te leveren, verstuur u een mail naar het unieke mailadres dat u per administratie terugvindt op administratielijst op de homepagina van Basecone. De aan te leveren documenten voegt u toe als bijlage. Houd er bij het aanleveren via e-mail rekening mee dat de totale grootte van de e-mail niet meer dan 20 MB mag bedragen. Verstuur daarom slechts één of enkele documenten per mailbericht.

TIP:
Via e-mail kunt u de documenten ook onmiddellijk taggen. Typ daarvoor de juiste tag tussen vierkante haakjes in het onderwerp van de mail. Verzonden mails met bijvoorbeeld [VRK] in het onderwerp, worden automatisch getagd als verkoopfactuur. Als u ook graag een opmerking in Basecone toevoegt , plaatst u de opmerking als volgt in de berichttekst uw e-mail: [*Deze factuur werd opgemaakt op 4 november*].

De supergebruiker, accountant of boekhouder MKB kan in Basecone de optie inschakelen om de verzender automatisch een ontvangstbevestiging van documenten per mail terug te sturen. In de ontvangstbevestiging leest u welke documenten succesvol in het dossier belandden. Zo kunt u in uw e-mailprogramma in filter instellen om alle ontvangstrapporten bij het houden.

TIP:
Het is mogelijk om voor een vaste prijs van € 7,50 per maand voor al uw dossiers een eigen domeinnaam te kiezen. Hierdoor kunt u @mailtobasecone.com vervangen door een zelf gekozen domeinnaam.

Tenslotte kunt u ook documenten aanleveren met de Spenser app. Deze kunt u installeren op uw smartphone via Google Play of de App Store. Meld u aan op de app, selecteer de juiste administratie en lever de documenten aan met behulp van de camera of rechtstreeks vanaf uw apparaat.

Als de documenten succesvol aangeleverd werden, komen ze rechts naast de administratielijst in de documentenlijst terecht. Klikt u de juiste administratie aan, dan ziet u de aangeleverde documenten in het midden van de homepagina in de lijst van de overeenstemmende administratie. Zorg ervoor dat u steeds de juiste administratie aanduidt voor, tijdens en na het aanleveren.

Bovenaan deze lijst in het midden van de homepagina van Basecone, kan u filters toepassen. U kan rechts naast het zoekvenster kiezen om enkel de documenten weer te geven die nog getagd, geboekt of geautoriseerd moeten worden. Met de laatste twee knoppen kan u rechtstreeks naar het archief gaan of alle documenten in de lijst van deze administratie selecteren.

Net zoals bij de administratielijst, krijgt u bij de documentenlijst meer informatie te zien wanneer u een document selecteert door het aan te klikken. U kan ook meerdere documenten selecteren door op het grijze driehoekje rechtsonder bij elk document te klikken. Het driehoekje wordt dan blauw bij de geselecteerde documenten.

Het is mogelijk om een document dat verkeerd aangeleverd werd, te verplaatsen naar het juiste dossier. Daarvoor selecteert u het document en klikt u rechtsboven op het ’verander administratie’-symbool: .

Met Basecone kan u documenten die meerdere pagina’s bevatten splitsen. In de documentenlijst op de homepagina ziet u op het symbool rechts bij elk document hoeveel pagina’s het bevat. Klik op een document om het te selecteren. Bij bestanden met meer dan één pagina, ziet u nu o.a. een schaarsymbool: .

Als u nu op de knop ‘splits’ klikt, opent zich een nieuw venster. Hier kan u ervoor kiezen om alle pagina’s te splitsen, maar u kan ook manueel splitsen door op de schaartjes tussen de pagina’s te klikken. U bevestigt het splitsen door rechtsbovenaan op ‘splits’ te klikken.

Documenten die in verschillende delen aangeleverd werden, kan u ook samenvoegen. Selecteer alle delen van het document door op het grijze driehoekje rechtsonder in de documentenlijst te klikken. Het driehoekje kleurt blauw bij geselecteerde documenten. U kan deze selectie nu samenvoegen door rechtsbovenaan op het ‘samenvoegen’-symbool te klikken: . Net zoals bij het knippen, krijgt u een nieuw venster te zien. U kan de pagina’s van het document in de juiste volgorde plaatsen door ze met de muis te verslepen. Tenslotte klikt u rechtsbovenaan op ‘samenvoegen’ om te bevestigen.

Tenslotte kunt u ook bij elk document een (extra) opmerking toevoegen. Selecteer het gewenste document en klik rechtsbovenaan op het tekstballon-icoon. Bij documenten in Basecone met een opmerking kleurt de tekstballon blauw. U kunt deze opmerkingen doorheen het verwerkingsproces steeds raadplegen.

Het taggen van documenten is de eerste stap in het verwerken of archiveren of verwerken van documenten met Basecone. Door de overeenkomstige tags te gebruiken, stuurt Basecone de documenten naar een aankoopjournaal, een verkoopjournaal of naar het archief, waar ze kunnen geraadpleegd worden.

Om te taggen selecteert u één of meerdere documenten op de documentenlijst vanaf de homepagina. In het documentvenster aan de uiterst rechterkant selecteert u bovenaan de juiste tag: [INK] voor aankoopfacturen, [VRK] voor verkoopfacturen. Als het document dat u aanleverde niet in het aankoopjournaal of verkoopjournaal thuishoort, bijvoorbeeld een contract, gebruikt u een [CUST]-tag.

Documenten die getagd werden als [INK] inkoopfacturen of [VRK] verkoopfacturen, kunnen nu geboekt worden. Andere documenten dienen niet geboekt te worden en blijven steeds raadpleegbaar door middel van het archief. Om de te boeken facturen te zien kan u gebruik maken van de filters bovenaan de documentenlijst op de homepagina of de workloadmatrix , door op het aantal in de ‘te boeken’-kolom te klikken.

Wanneer u op boeken klikt, komt het boekingsscherm tevoorschijn. Op het boekingsscherm ziet u links de te boeken factuur. Met de knoppen bovenaan het boekingsscherm kan u de weergave wijzigen: kantelen, vergroten, inzoomen, uitzoomen of bladeren door de pagina’s van de factuur.

U kunt het verwerkingsproces van de desbetreffende factuur annuleren, de factuur afwijzen of de factuur opslaan. Dit doet u via de knoppen rechtsboven het boekingsvoorstel.

Annuleer: Hiermee staakt u de verwerking van de desbetreffende factuur en keert u terug naar het vorige scherm zonder dat een actie is uitgevoerd.

Afwijzen: Hier klikt u op als u het niet eens bent met de status van de factuur en de factuur niet wilt verwerken. De tag wordt van de factuur gehaald en de factuur wordt als nieuw binnengekomen factuur opgenomen in het overzichtsscherm. De procedure kan nu opnieuw worden doorlopen.

Opslaan: U kunt de factuur tussentijds opslaan en later verder aanvullen, afronden en boeken.

Vervolgens kunt het boekingsvoorstel controleren en - waar nodig - de velden handmatig aanpassen of aanvullen.

TIP: Om snel naar bepaalde velden in het voorstel te gaan (om deze aan te passen, of aan te vullen), kunt u gebruik te maken van de Tab-toets of de Enter-toets op uw toetsenbord.

Naast het veld periode in het boekingsscherm staat een punaise afgebeeld. Met het aanklikken van de punaise kunt u de periode in het boekingsscherm vastzetten. Zo kunt u eenvoudig meerdere facturen uit een voorgaande periode achtereen boeken, zonder iedere keer de periode aan te hoeven passen.

Het is mogelijk teksten van de factuur (bijv. de factuuromschrijving) eenvoudig te kopiëren naar de verschillende velden in het boekingsscherm. Dit doet u door de linker muisknop ingedrukt te houden en vervolgens de tekst te selecteren (zie hieronder). Vervolgens kunt u in het veld waar u de tekst wilt plakken op de linker muisknop klikken.

In het boekingsscherm bevatten een aantal velden een rekenmachinefunctie, hiermee kunt u snel berekeningen maken. In deze cellen kunt u: optellen (+), aftrekken (-), vermenigvuldigen (*) en delen (/). De rekenmachinefunctie werkt in de volgende cellen:

Dit werkt als volgt: Klik met de muis in de cel waar u de berekening wil uitvoeren, typ de berekening in en toets op enter of klik in een andere cel. De berekening wordt uitgevoerd.

· Boeken/Verwerken: Alt + P

· Boeken/Verwerken en boekingsregels opslaan: Alt + O

· Opslaan: Alt + N

· Afwijzen: Alt + R

· Boekingsregel toevoegen: Alt + L

· Wijzigen van leverancier of klant: Alt + U

Als het boekingsvoorstel in orde is, kan er worden geboekt. Dit doet u door op de knop met het boek-icoontje te klikken. Deze vindt u zowel rechtsboven als rechtsonder het boekingsvoorstel.

Bij het doen van een boeking kunt u naast alleen boeken ook tegelijkertijd de boekingsregels opslaan. Dit doet u door op de knop met het pijltje-naar-beneden te drukken en klik vervolgens op "Boek en boekingsregels opslaan".

Alle gebruikte boekingsregels worden dan in Basecone opgeslagen bij de desbetreffende klant of leverancier. Wanneer bij een latere boeking een match wordt gemaakt met dezelfde klant of leverancier, zullen de opgeslagen boekingsregels voorgeladen worden.

TIP: U kunt de boekingsregels per klant of leverancier ook instellen via Basecone > 'Instellingen' > 'Administraties' > administratie-instellingen bewerken > ‘Klanten’/’Leveranciers’

U kunt ook op elk moment al jouw documenten raadplegen in het archief, ongeacht de verwerkingsfase waar ze zich in bevinden. U krijgt een overzicht van waar het document zich in de verwerking bevindt en alle eventuele opmerkingen die aan het document zijn toegevoegd.

De workloadmatrix biedt een handig overzicht van alle documenten en hun fase binnen het verwerkingsproces. In elke kolom ziet u van links naar rechts het aantal documenten per fase: te taggen, te autoriseren voor het boeken, te boeken, geboekt en te autoriseren na het boeken. U kunt in elke kolom voor elke administratie het cijfer aanklikken, zodat u snel het aangegeven aantal documenten naar een volgende fase kan sturen. U kunt klikken op de titels van de kolommen, om bijvoorbeeld te sorteren op het aantal ‘te boeken’ documenten per administratie.

Het validatie-overzicht geeft de accountant een overzicht van alle te boeken documenten. Door middel van de beschikbare kolommen is het mogelijk om een goed overzicht te krijgen van alle te boeken documenten. Door de kolommen aan te passen, kunt u het overzicht maken dat het beste aansluit bij uw wensen.

Door rechtsboven op kolom te klikken, kunt u selecteren welke kolommen u graag zichtbaar wilt hebben in het overzicht. Er dienen minimaal 9 kolommen geselecteerd te worden. De kolommen status, totaal, relatie en grootboek zijn standaard zichtbaar, deze kunt u dus niet uitzetten.

Door op de titel van een kolom te klikken, sorteert u de documenten volgens deze kolom. Klikt u vervolgens op details, dan kunt u de documenten volgens deze sortering inboeken.