Ajouter une Comptabilité

Avant de pouvoir ajouter des fichiers gérés par Basecone, vous devez une seule fois activer votre Comptabilité (Adsolut, Expert/M, Vero Count ou Top Account).

Pour cela, vous devez posséder la clé d'activation. C’est Basecone qui fournit la clé d’activation unique. Cette clé est valable pendant 48 heures. Si vous venez de créer le Bureau, vous recevrez la clé d'activation lors de la configuration de votre bureau. Si vous utilisez Basecone depuis un certain temps déjà ou si la clé actuelle a expiré, vous pouvez obtenir une nouvelle clé d’activation.

En cas de perte de la clé, vous pouvez la retrouver via Basecone > 'Paramètres' > 'Bureau'> 'Comptabilité'. Cliquez sur l’icône dans la colonne de droite.

Démarrez votre Comptabilité et ouvrez le fichier que vous voulez synchroniser avec Basecone.

Adsolut : Cliquer sur ‘Intégrations’ > ‘Basecone’ > ‘Activation’.

Expert/M : Cliquez sur ‘Configuration’ > ‘Documents Basecone’.

Vero Count : Cliquez sur ‘Utilitaires’ > ‘Basecone’ > ‘Enregistrement’.

Top Account : Cliquez sur ‘Modules’ > ‘Basecone’ > ‘Enregistrement’.

Copiez/collez la clé d'activation de Basecone dans le champ inférieur et confirmez.

Votre Comptabilité est ainsi activée pour votre bureau Basecone. La dernière étape avant de pouvoir commencer avec Basecone est celle de la synchronisation d’un fichier.

Ajouter un fichier

Lorsque la Comptabilité est activée, vous pouvez synchroniser les fichiers sous-jacents avec Basecone. Démarrez votre Comptabilité et ouvrez le fichier que vous voulez synchroniser avec Basecone.

Adsolut : Cliquer sur ‘Intégrations’ > ‘Basecone’ > ‘Synchronisation’.

Expert/M : Cliquez sur ‘Configuration’ > ‘Documents Basecone’ > ‘Synchronisation’.

Vero Count : Cliquez sur ‘Utilitaires’ > ‘Basecone’ > ‘Synchronisation’.

Top Account : Cliquez sur ‘Modules’ > ‘Basecone’ > ‘Synchronisation manuelle’.

Cliquez sur ‘Accord’. Des frais sont portés en compte pour chaque synchronisation de fichier. Définir le journal standard des achats et celui des ventes. Sur cet écran, vous pouvez également paramétrer le traitement analytique dans Basecone.

Cliquez sur ‘Synchroniser’. Les données du fichier sont ainsi synchronisées avec Basecone. Après maximum 30 minutes, le fichier sera disponible dans Basecone.

Ajouter des utilisateurs (Superutilisateur)

Lors de la configuration de votre environnement de bureau Basecone, un premier utilisateur est créé automatiquement. Il s’agit du Superutilisateur. Le superutilisateur peut créer de nouveaux utilisateurs et donner accès aux fichiers dans l'environnement de bureau Basecone.

Cliquez sur Basecone > ‘Paramètres’ > ‘Utilisateurs’. Vous obtenez l’écran d’aperçu, avec à gauche l'option ‘Ajouter des utilisateurs’. C’est sur cette page que vous ajoutez un utilisateur.

Vous entrez le nom du nouvel utilisateur, son nom d’utilisateur et son adresse e-mail.

Ensuite, vous accordez les droits à ce nouvel utilisateur. Chaque utilisateur doit posséder au moins un rôle utilisateur. Chaque rôle utilisateur correspond à un certain nombre de droits dans Basecone.

Les rôles utilisateur

Superutilisateur

Le superutilisateur gère l'environnement du bureau Basecone et les utilisateurs, et peut modifier les paramètres du bureau ou de l'administration. Le superutilisateur gère uniquement l'environnement de bureau Basecone et ne peut pas en sa qualité marquer ou comptabiliser des documents.

Comptable

Avec cet attribution, l’utilisateur Comptable peut comptabiliser des documents dans la Comptabilité. Cet utilisateur peut ajouter/modifier des administrations, ajouter/modifier des utilisateurs et gérer les paramètres des utilisateurs et des administrations. Toutefois, il ne peut pas supprimer des utilisateurs dans Basecone.

Comptable PME

Le rôle de l'utilisateur Comptable PME est basé sur celui du Comptable, avec en plus le droit de comptabiliser les factures dans Basecone. Cet utilisateur ne voit pas ceux possédant les mêmes droits ou supérieurs, mais peut créer des utilisateurs aux droits inférieurs, ou modifier les paramètres des Clients utilisateurs ou des utilisateurs Client limité. Il ne peut pas ajouter/supprimer des administrations. Ce rôle est généralement confié aux clients des bureaux d’accounting et d’administration, qui se chargent de comptabiliser leurs factures.

Gestionnaire d’autorisation

Les utilisateurs Gestionnaire d’autorisation ont accès au processus d'autorisations dans Basecone. Un des droits de cet utilisateur étant de pouvoir créer des utilisateurs avec le rôle d’autorisateur. Ainsi, ce gestionnaire peut également relancer l'ensemble du processus s'il constate qu’un document reste coincé chez un autorisateur bien défini. Le gestionnaire peut changer l'autorisateur lorsque le document est en attente d’autorisation, ou demander à l’autorisateur d’accepter le document. Ce rôle est principalement attribué lorsque l'organisation utilise des workflows d'autorisation.

Autorisateur

Les utilisateurs Autorisateur ne peuvent voir que les documents qui leur sont attribués pour autorisation. Remarque : il est important que le paramètre ‘Accorder tous les droits sur l’archivage’ soit sur ‘Non’. Ce setting Basecone se trouve dans : Paramètres > Utilisateurs > Actions (traiter) > onglet ‘Paramètres’. Les autorisateurs peuvent ou non approuver les documents proposés. Les documents non approuvés par les autorisateurs reçoivent une explication du refus. Leur rôle consiste uniquement à autoriser. Le document/l’écriture ne peut pas être modifié(e). Pour pouvoir gérer la comptabilisation, il faut disposer du rôle d'utilisateur Comptable ou Comptable PME.

Client utilisateur

Le Client utilisateur peut répartir ou fusionner des documents, les marquer et les affecter à un autorisateur ou un flux d’autorisations. Le Client utilisateur a la capacité de visualiser les documents placés en archive et qui ne sont pas (ou n'ont pas été) attribués à un autorisateur. Cet utilisateur peut créer des utilisateurs Client limité.

Utilisateur Client limité

L’utilisateur Client limité a les mêmes droits que le Client utilisateur, mais uniquement en ce qui concerne les documents qu'il a lui-même livrés. Cet utilisateur peut également marquer et fusionner ou répartir des documents.

Vous avez la possibilité de donner ou de refuser au nouvel utilisateur l'accès à certains fichiers.

Après avoir sélectionné un ou plusieurs rôles d'utilisateur, cochez l'option ‘Envoyer un e-mail pour obtenir le mot de passe’. Ci-dessous quelques exemples de combinaison de rôles d'utilisateur.

Combinaisons pratiques de rôles d’utilisateur

Comptable/Comptable PME et Client utilisateur

Ces rôles permettent à l’utilisateur de livrer des documents, de les marquer et de les comptabiliser dans le package comptable.

Superutilisateur et Gestionnaire d’autorisation

Permet au gestionnaire de l'environnement Basecone de visualiser l'ensemble des documents en attente d’autorisation. Ainsi, il y a au moins un utilisateur qui peut librement visualiser dans Basecone.

Gestionnaire d’autorisation et Comptable/Comptable PME

Permet au comptable de faire accélérer l’action des autorisateurs quant aux documents en attente d’autorisation, ou d’attribuer un document en attente à un autre autorisateur.

Livrer des documents

Vous pouvez utiliser Basecone pour livrer des documents. Des factures de vente et d'achat, mais également des situations comptables, des simulations, des contrats ou des bons.

Sur la page d'accueil de Basecone, vous avez à gauche une liste des administrations (fichiers) liées à votre environnement Basecone. Si vous cliquez sur une administration, vous obtenez la boîte de livraison et l'adresse e-mail unique que vous pouvez utiliser pour envoyer des documents à cette administration. Il existe plusieurs façons de livrer des documents :

· Via la boîte de livraison de l'administration dans l'application web de Basecone

· Par e-mail à l'adresse unique Basecone de l'administration

· Via l’appli Basecone Spenser (Android ou iOS)

CONSEIL :
Basecone accepte divers formats de fichier :

· Identification et comptabilisation : .pdf, .xml, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .png, .tif, .tiff

· Pour sauvegarder : .xls, .xlsx, .docx, .txt, .csv, .swi, .mt940, .940, .sta

· Fichiers compressés : .zip (chaque fichier du zip map est traité séparément)

·

Chaque administration possède sa boîte de livraison : vous pouvez sélectionner des documents depuis votre ordinateur, et vous pouvez y placer des fichiers. Vous pouvez livrer des documents en les cliquant ou en les plaçant.

Pour livrer des documents par e-mail, utilisez l'adresse e-mail unique se trouvant dans la liste classée par administration sur la page d'accueil de Basecone. Annexez les documents à livrer. Veuillez noter que l’e-mail ne doit pas dépasser les 20 MB. Mieux vaut prévoir de n’annexer qu’un nombre limité de documents à chaque e-mail.

CONSEIL :
Vous pouvez également directement marquer les documents livrés par e-mail. Il suffit de renseigner le tag entre crochets dans l'objet de l’e-mail. Par exemple, les e-mails avec [VRK] en zone objet seront automatiquement marqués comme factures de vente. Pour transmettre une remarque dans Basecone, ajoutez-le comme suit dans la partie texte : [*Cette facture a été émise le 4 novembre*].

Le superutilisateur, le Comptable ou le Comptable PME peut demander à Basecone d'envoyer automatiquement à l'expéditeur un accusé de réception des documents reçus par e-mail. L'accusé de réception va reprendre l’intitulé des documents transmis. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un filtre dans votre programme d’e-mailing pour garder un historique des accusés de réception.

CONSEIL :
Pour un prix fixe de 7,50 € par mois, vous pouvez disposer d’un nom de domaine pour l’ensemble de vos fichiers. Ce qui permet de remplacer @mailtobasecone.com par un nom de domaine qui vous est propre.

Vous pouvez également livrer des documents avec l'appli Spenser. Elle peut être installée sur votre mobile via Google Play ou l'App Store. Il suffit de se connecter à l'appli, de sélectionner l’administration et de livrer les documents de votre appareil ou photographiés.

Préparation des documents (Client utilisateur)

Si les documents ont été correctement livrés, ils apparaissent sur la liste des documents à droite de celle de l'administration. En cliquant sur l’administration, vous pouvez visualiser au centre de la page d'accueil les documents livrés et repris sur la liste de l'administration correspondante. Veillez à toujours sélectionner l’administration ad hoc avant, pendant et après la livraison.

En haut de cette liste au centre de la page d'accueil Basecone, vous pouvez appliquer des filtres. À droite de la fenêtre de recherche, vous pouvez choisir de n'afficher que les documents devant encore être marqués, comptabilisés ou autorisés. Avec les deux derniers boutons, vous pouvez aller directement à l’archivage ou sélectionner les documents de la liste de cette administration.

Pareil que pour la liste de l'administration, vous obtenez plus d'informations au niveau de la liste des documents en cliquant sur le document sélectionné. Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents en cliquant sur le triangle grisé en bas à droite de chaque document. Le triangle devient bleu pour les documents sélectionnés.

Il est toujours possible de déplacer un document dans le bon dossier de destination. Pour cela, sélectionnez le document et cliquez sur le symbole ‘Changer d'administration’ : dans le coin supérieur droit.

Avec Basecone, vous pouvez diviser les documents contenant plusieurs pages. Dans la liste des documents de la page d'accueil, le symbole à droite indique le nombre de pages du document. Sélectionnez le document en cliquant dessus. Les documents de plus d'une page sont signalés e.a. par le symbole ‘ciseaux’ : .

Cliquez sur le bouton ‘Diviser’ pour ouvrir une nouvelle fenêtre. Vous pouvez choisir de diviser toutes les pages, mais vous pouvez aussi les diviser manuellement en cliquant sur le symbole ‘ciseaux’ entre les pages. Pour confirmer, cliquez sur ‘Diviser‘ au-dessus à droite.

Un document livré en plusieurs fois peut être reconstitué. Sélectionnez toutes les parties du document en cliquant sur le triangle grisé en bas à droite sur la liste des documents. Le triangle devient bleu pour les documents sélectionnés. Vous pouvez maintenant fusionner les éléments de cette sélection en cliquant sur le symbole ‘Fusionner’ : au-dessus à droite. Comme après la division, vous obtenez une nouvelle fenêtre. Vous pouvez classer les pages du document en les faisant glisser avec la souris. Confirmez en cliquant sur ‘Fusionner‘ au-dessus à droite.

Vous pouvez également ajouter un commentaire (supplémentaire) au niveau de chaque document. Sélectionnez un document et cliquez sur l'icône ‘infobulle’ au-dessus à droite. Pour les documents Basecone avec remarque, l’infobulle est bleue. Les remarques peuvent être consultées tout au long du processus de traitement.

Marquer des documents (Client utilisateur)

Marquer des documents est la première étape du traitement (archivage/affectation) des documents avec Basecone. Suivant les tags utilisées, Basecone envoie les documents vers le Journal des achats, le Journal des ventes, ou les archive pour qu’ils soient consultables.

Pour marquer, sélectionnez un ou plusieurs documents dans la liste de documents de la page d'accueil. Dans la fenêtre du document tout au-dessus à droite, sélectionnez en haut le tag : [INK] pour les factures d'achat, [VRK] pour les factures de vente. Si le document que vous avez livré n'est pas destiné à un des deux journaux, par exemple un contrat, utilisez le tag[CUST].

Comptabiliser (Comptable/Comptable PME)

Les documents marqués comme facture d'achat [INK] ou facture de vente [VRK] sont comptabilisables. Les autres documents ne seront pas comptabilisés et resteront accessibles dans l’archivage. Pour visualiser les factures à comptabiliser, utilisez les filtres au-dessus de la liste des documents de la page d'accueil, ou la matrice de la charge de travail, et cliquez sur le nombre dans la colonne ‘À comptabiliser’.

Lorsque vous cliquez sur comptabiliser, l'écran correspondant apparaît. Sur l'écran de comptabilisation, vous visualisez à gauche la facture à comptabiliser. Les boutons au-dessus de l'écran de comptabilisation sont prévus pour modifier l'affichage : pivoter, zoom avant, zoom arrière, parcourir la facture.

Vous pouvez annuler le traitement d’une facture, la rejeter ou la sauvegarder. Pour cela, utilisez les boutons au-dessus à droite du projet de comptabilisation.

Annuler : Annule les opérations de traitement de la facture et vous ramène directement à l'écran précédent.

Rejeter : Si vous ne marquez pas votre d'accord sur le statut de la facture et que vous ne la traiterez pas. Le tag est retiré de la facture et elle redevient une facture entrante au niveau de l'écran d’aperçu. La procédure doit à nouveau lui être appliquée.

Sauvegarder : Sauvegarder la facture dans l’attente de la suite de son traitement, de sa clôture et de sa comptabilisation.

Vous pouvez ainsi vérifier le projet de comptabilisation et, le cas échéant, gérer les champs manuellement.

CONSEIL : Pour accéder rapidement à certains champs du projet (les modifier, les compléter), vous pouvez utiliser la touche Tab ou la touche Enter de votre clavier.

À côté du champ Période dans l'écran de comptabilisation, figure une punaise. En cliquant sur la punaise, vous pouvez momentanément fixer la période dans l'écran de comptabilisation. Vous pouvez ainsi comptabiliser consécutivement des factures d'une période antérieure, sans avoir à répéter cette période.

Il est aussi possible de copier des textes d’une facture (une description par exemple) dans plusieurs champs de l'écran de comptabilisation. Il suffit de maintenir enfoncé le bouton gauche de la souris, et de sélectionner le texte (voir ci-dessous). Ensuite, collez le texte dans le champ de destination en cliquant sur le bouton gauche de la souris.

Dans l'écran de comptabilisation, un certain nombre de champs disposent d’une option calculatrice permettant d’effectuer rapidement des opérations. Dans ces cellules, vous pouvez ajouter (+), soustraire (-), multiplier (*) et diviser (/) des montants. L’option calculatrice concerne les cellules suivantes :

  • Montant TVA comprise
  • Montant hors TVA
  • Montant TVA (déverrouillez le cadenas)

Fonctionnement : Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer le calcul, saisissez le calcul. Tapez Enter ou cliquez une autre cellule. Le calcul est effectué.

Touches directes de l’écran de comptabilisation

· Comptabiliser/Traiter : Alt + P

· Comptabiliser/Traiter et sauvegarder les lignes d’écriture : Alt + O

· Sauvegarder : Alt + N

· Refuser : Alt + R

· Ajouter une ligne d’écriture : Alt + L

· Changer de fournisseur ou de client : Alt + U

Lignes d’écriture comptable

Si le projet de comptabilisation est finalisé, il peut être comptabilisé. Pour cela, cliquez sur le bouton avec l'icône livre. Cette icône est présente au-dessus à gauche et à droite du projet.

Lorsque vous comptabilisez, vous pouvez simultanément sauvegarder les lignes d’écriture. Pour cela, cliquez sur le bouton ‘flèche vers le bas’ et ensuite sur ‘Comptabiliser et sauvegarder les lignes d’écriture’.

Les écritures utilisées sont alors sauvegardées dans Basecone au niveau du client ou du fournisseur. Si par la suite, le même client ou le même fournisseur est concerné, les lignes d’écriture sauvegardées seront affichées.

CONSEIL : Vous pouvez également paramétrer des lignes d’écriture client ou fournisseur via Basecone > 'Paramètres' > 'Administrations' > Traiter les paramètres d'administration > 'Clients'/'Fournisseurs'.

L’archivage

Vous pouvez également consulter vos documents archivés, quelle que soit leur phase de traitement. Vous obtenez un aperçu de l'état d'avancement du traitement du document et des remarques ajoutées.

La Matrice de la charge de travail

La Matrice de la charge de travail fournit un aperçu pratique des documents, avec leur phase de traitement dans le processus. Dans chaque colonne, vous obtenez de gauche à droite le nombre de documents par phase : à marquer, à autoriser avant comptabilisation, à comptabiliser, comptabilisé et restant à autoriser. Dans chaque colonne, vous pouvez pour chaque administration cliquer sur le nombre, et ainsi envoyer le nombre de documents indiqué vers la phase suivante. En cliquant sur l’entête des colonnes, vous pouvez, par exemple, trier par administration le nombre de documents ‘à comptabiliser’.

L'aperçu des validations

L'aperçu des validations donne au comptable un aperçu des documents à comptabiliser. En utilisant les colonnes disponibles, on peut obtenir un aperçu clair des documents à comptabiliser. Vous pouvez aussi ajuster les colonnes, afin d’obtenir un aperçu adapté à vos besoins.

En cliquant en haut à droite dans les colonnes, vous pouvez sélectionner celles que vous voulez faire apparaître dans l'aperçu. 9 colonnes au minimum doivent être sélectionnées. Les colonnes Statut, Total, Relation et Compte général restent par défaut et ne peuvent être désactivées.

En cliquant sur l’entête d'une colonne, vous triez les documents suivant le critère de la colonne. En cliquant ensuite sur Détails, vous pouvez comptabiliser les documents dans cet ordre.

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