Découvrez dans cet article comment soumettre une facture ou une déclaration

Rédigé par Remco Rietveld

Mis à jour aujourd’hui

Utilisez l’app Spenser pour photographier vos reçus et factures. Envoyez-les ensuite à votre administration depuis Basecone. Pour vous comme pour vos collaborateurs, Spenser est aussi un l’outil idéal pour la création et l’envoi de déclarations de frais, quand et où vous le voulez.

L’application est disponible au téléchargement gratuit dans l’App Store ou le Google Play Store. Elle est ouverte à tous avec le rôle utilisateur Utilisateur client ou Utilisateur client restreint. Découvrez ici plus d’informations sur les configurations système requises pour Spenser.

L’application Basecone Spenser peut être utilisée pour (1) envoyer des factures et (2) déposer et traiter des notes de frais (déclarations).

Paiement professionnel (envoi gratuit de factures) Envoyez gratuitement vos factures via l’application Spenser. Cette option convient aux factures qui ont été ou seront payées via le compte professionnel ou la carte de débit professionnelle.

Paiement privé ou paiement par carte de crédit (envoi de déclarations contre paiement)

Le module déclaration vous permet d’introduire deux types de déclarations : les dépenses privées ou les dépenses par carte de crédit professionnelle. Pour pouvoir soumettre une déclaration, vous devez d’abord activer cette fonctionnalité dans les paramètres utilisateur de l’application web. Cette fonctionnalité coûte 3,50 € par utilisateur et par mois. Lisez cet article pour apprendre à activer cette fonctionnalité.

Cliquez ici pour accéder à la vidéo d’instruction et suivez les étapes ci-dessous pour utiliser Spenser.

Dans cet article, vous trouverez de plus amples détails sur :

l’importation d’une facture (paiement professionnel)

la création et l’envoi d’une déclaration (paiement privé ou par carte de crédit)

et des conseils pratiques sur l’utilisation de Spenser

Connectez-vous et sélectionnez une administration

Lorsque vous vous connectez pour la première fois sur Spenser, introduisez les données de connexion de votre compte Basecone et créez un code pin pour une identification rapide. Ces données de connexion sont identiques à celles de votre compte Basecone en ligne. Lorsque vous ouvrez l’application, l’entreprise sélectionnée s’affiche en haut de la liste. La facture ou déclaration sera envoyée à cette entreprise. Si vous avez accès à plusieurs entreprises, cliquez sur le nom de l’entreprise pour sélectionner une autre administration. Veillez à sélectionner la bonne administration.

Comment prendre une photo, importer une photo stockée ou un fichier PDF ?

Cliquez sur l’icône ➕ pour accéder aux trois options suivantes :

• Appareil photo – prenez une photo via l’application

• Galerie – importez une photo enregistrée sur votre téléphone

• PDF – importez un fichier PDF à partir de votre téléphone ou d’un service cloud tel que GoogleDrive, OneDrive, Dropbox ou iCloud pour les utilisateurs IOS.

Si la photo est de mauvaise qualité, cliquez sur Annuler pour recommencer. Vous êtes satisfait ? Cliquez sur Utiliser la sélection. Les options suivantes sont ensuite affichées : Un seul élément ou Plusieurs éléments. Un seul élément est l’option sélectionnée par défaut. Lisez cet article pour en savoir plus sur la fonction appareil photo.

L’étape suivante consiste à définir le mode d’envoi de l’élément (facture ou déclaration).

• Le module facture est utilisé pour envoyer des reçus / factures qui ont été ou seront payés via le compte professionnel.

• Le module déclaration est utilisé pour créer des déclarations de frais. L’utilisateur peut facilement introduire le montant de la dépense et préciser sur quel compte bancaire l’argent doit être versé. Ce module est désactivé par défaut et peut être activé par un super utilisateur dans l’application Basecone en ligne. Cliquez ici pour savoir comment activer le module déclaration.

Comment importer une facture (paiement professionnel) ?

Une fois la photo prise et sélectionnée, l’app passe automatiquement à l’écran Détails de l’élément. Si vous voulez importer la photo en tant que facture, sélectionnez la méthode de paiement : Paiement professionnel. Cette option est sélectionnée par défaut si le module déclaration n’est pas activé.

Complétez les cases suivantes :

Description* - Le nom de fichier par défaut est Date et heure de l’élément (modifiezle si nécessaire)

Tag - Choisissez un tag (case optionnelle, vous pouvez aussi configurer un tag par défaut dans les paramètres de l’app)

Commentaires - Ajoutez une note (case optionnelle)

Une fois toutes les cases complétées, vous pouvez choisir d’envoyer la facture tout de suite ou plus tard.

• Sélectionnez ENVOYER pour un envoi immédiat de la facture vers Basecone

• Sélectionnez ENREGISTRER pour enregistrer l’élément et l’envoyer ultérieurement ou le modifier si nécessaire. L’élément est enregistré dans l’écran En suspens - ATTRIBUÉ.

Comment importer une déclaration ?

(Paiement privé ou par carte de crédit)

Une fois la photo prise et sélectionnée, l’app passe automatiquement à l’écran Détails de l’élément. Pour créer une déclaration de frais, sélectionnez l’une des méthodes de paiement : Paiement privé ou Paiement par carte de crédit.

Une fois la méthode de paiement sélectionnée, créez une nouvelle déclaration ou ajoutez l’élément à une déclaration existante.

Créer une nouvelle déclaration :

Cliquez sur Rapport de déclaration* (voir illustration ci-dessous), introduisez le nom de la nouvelle déclaration et cliquez sur CRÉER.

Ajouter un élément à une déclaration existante :

Si la déclaration de frais existe déjà, son nom s’affiche dans la liste de sélection. Cliquez sur le rapport de déclaration pour le sélectionner.

Une fois la déclaration sélectionnée, complétez les cases suivantes :

Description* - le nom de fichier par défaut est Date et heure de l’élément (vous pouvez le modifier si nécessaire)

Devise* - sélectionnez une devise (uniquement possible pour une nouvelle déclaration)

Montant (TVA comprise)* - introduisez la valeur totale de la déclaration

Catégorie* - sélectionnez la catégorie à laquelle la déclaration appartient

Date* - sélectionnez la date de réception de la déclaration

Lorsque vous avez rempli toutes les cases, vous pouvez choisir d’envoyer la déclaration tout de suite ou plus tard.

• Sélectionnez ENVOYER pour un envoi immédiat de la déclaration vers Basecone

• Sélectionnez ENREGISTRER pour enregistrer la déclaration et l’envoyer ultérieurement ou l’adapter si nécessaire. La déclaration est enregistrée dans l’écran En suspens - NON ATTRIBUÉ.

Ajouter une nouvelle déclaration ou ajouter un élément dans un rapport existant

La déclaration enregistrée pourra être modifiée par la suite dans l’écran En suspens - NON ATTRIBUÉ. Cliquez sur la ligne pour modifier la déclaration.

Dans l’exemple ci-dessus, le nom de la déclaration est APRIL 2019. Lorsque vous cliquez sur le crayon dans le coin supérieur droit de l’écran, vous pouvez modifier le nom de la déclaration ou sélectionner une autre méthode de paiement. Cliquez sur l’élément dans la déclaration pour en modifier la description, le montant et la catégorie.

Pour ajouter plus d’éléments à la déclaration de frais, cliquez sur l’icône ➕ afin d’importer une image. Ou répétez les étapes ci-dessus (prendre une photo ou importer une image enregistrée et ajouter l’élément à une déclaration existante).

Conseils pratiques

• Les caractères spéciaux suivants ne sont pas autorisés dans la case description : / ? * < > |

• Les caractères spéciaux suivants ne sont pas autorisés dans la case déclaration : / ? * < > |

• La description et le nom de la déclaration ne peuvent pas excéder 39 caractères

• Pour supprimer un élément dont le statut est En cours de traitement ou se trouvant dans le rapport de déclaration, faites glisser cet élément vers la gauche

• Pour envoyer un élément sous le statut En cours de traitement, faites glisser cet élément vers la droite

• Si vous introduisez par exemple des déclarations de frais uniquement en EUR, configurez cette devise par défaut dans l’app. Pour ce faire, allez dans Paramètres - Mes paramètres financiers - Devise.

• Si vous envoyez uniquement des factures d’achat, configurez-les en tant que tag par défaut dans l’app. Pour ce faire, allez dans Paramètres - Mes paramètres financiers - Tag. Cela vous évitera des clics inutiles.

• Une fois que votre document est prêt, nous vous recommandons de l’envoyer immédiatement.

• Seuls les 25 derniers éléments envoyés via Spenser sont visibles dans l’app. Les archives complètes peuvent être consultées dans l’application en ligne.

• L’utilisateur doit avoir le rôle d’ utilisateur client (restreint)

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