Na het inloggen zie je het overzichtsscherm in Basecone. Als je alleen de rol van autorisator hebt dan zie je ook alleen de facturen die je zelf dient te beoordelen. Als je meerdere rollen gebruikersrollen hebt dan is het aan te bevelen om in het filter alleen de te autoriseren documenten in te stellen. Zie de afbeelding hieronder hoe je dit filter instelt.
In het Autoriseren scherm zie je nu de optie ‘Voor het boeken’, waar je ook de facturen kan afkeuren of goedkeuren vóór het boeken:
Goedkeuren of afkeuren
Nadat je een document hebt geselecteerd krijg je rechtsboven in je scherm de optie "Goedkeuren" of "Afkeuren". Als je het eens bent met de factuur, klik dan op Goedkeuren (dit kan ook via sneltoetscombinatie Alt+Q) dan zal de factuur beschikbaar komen om te boeken - of doorgestuurd worden naar de volgende autorisator. Wanneer je het niet eens bent met de factuur, klik dan op Afkeuren.
Als de factuur bij het autoriseren voor het boeken wordt afgewezen, dan komt de factuur zonder tag weer terug bij de te taggen documenten.
In het Autorisatie scherm zie je rechtsonder de opties voor afkeuren en goedkeuren. On Hold zetten is niet mogelijk:
Via het tandwieltje ‘Kolommen bewerken’ kan je instellen wat je van de facturen wil zien. Dit wordt per browser onthouden:
Vier velden zijn verplicht. Dit zijn Status, Relatie, Totaal en Grootboekrekening.
Autorisator wijzigen
Het kan voorkomen dat je niet zelf de factuur wilt goedkeuren of afwijzen, maar dat je van mening bent dat een andere autorisator de factuur dient te beoordelen. Klik dan op het oog-icoon en kies hier een nieuwe autorisator en geef de reden op waarom je de autorisator wil wijzigen.
In het Autorisatie scherm weer rechtsonder, waarbij je ook een reden moet opgeven:
Notificatie
Een autorisator ontvangt niet een notificatie per nieuw te autoriseren factuur, maar deze notificaties worden op vastgestelde tijden verzonden.
Goedkeuren van facturen in de Basecone app
Als je wilt autoriseren op je mobiele telefoon kun je dit gemakkelijk doen met Basecone . Je kunt de app downloaden in de App Store en Google Play.
Na downloaden kun je direct inloggen en starten met autoriseren. Wanneer je ingelogd bent, zie je direct hoeveel documenten er voor je klaarstaan.
Wanneer je ingelogd bent, zie je direct hoeveel documenten er voor je klaarstaan. Met de Basecone app kun je documenten autoriseren op je smartphone, waar en wanneer je wilt. Goedkeuren, afkeuren, on hold zetten, de toegewezen autorisator wijzigen, opmerkingen lezen en toevoegen – dit kan eenvoudig, overal en snel met de Basecone app.