Une fois connecté, vous accédez à l’écran d’aperçu dans Basecone. Si vous avez uniquement le rôle d’autorisateur, vous ne voyez que les factures que vous devez évaluer. Si vous avez plusieurs rôles d’utilisateur, il est conseillé de sélectionner uniquement les documents à autoriser dans le filtre. Voir l’illustration ci-dessous pour savoir comment paramétrer ce filtre.
Dans l'écran Autoriser, vous verrez maintenant l'option "Avant la réservation", qui vous permet de rejeter ou d'approuver les factures avant la réservation :
Approuver ou rejeter
Après avoir sélectionné un document, l’option « Approuver » ou « Rejeter » s’affiche en haut à droite de l’écran. Si vous êtes accord avec une facture, cliquez sur Approuver (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Alt+Q). La facture sera ensuite disponible dans les documents à comptabiliser ou envoyée à l’autorisateur suivant. Si vous n’êtes pas accord avec une facture, cliquez sur Rejeter.
.Si la facture est rejetée pour réservation lors de l'autorisation, la facture réapparaîtra sans tag dans les documents.
Dans l'écran d'autorisation, vous verrez en bas à droite les options de rejet et d'approbation. La mise en attente n'est pas possible :
La roue dentée "Modifier les colonnes" vous permet de définir ce que vous souhaitez voir des factures. Ceci est mémorisé pour chaque navigateur :
Quatre champs sont obligatoires. Il s'agit de Statut, Relation, Total et Compte du grand livre.
Modifier l’autorisateur
Il peut arriver que vous ne puissiez décider et que vous estimiez qu’un autre autorisateur devrait évaluer la facture en question. Cliquez alors sur l’icône « œil », sélectionnez un nouvel autorisateur et précisez la raison pour laquelle vous voulez modifier l’autorisateur.
Dans l'écran d'autorisation, toujours en bas à droite, vous devez également saisir un motif :
Notification
L’autorisateur ne reçoit pas de notification pour chaque nouvelle facture à approuver, mais ces notifications sont envoyées à des moments déterminés.
Approuver des factures dans l’app Basecone
Vous pouvez facilement approuver des factures sur votre smartphone grâce à Basecone . Téléchargez l’application dans l’App Store ou dans Google Play.
Après le téléchargement, vous pouvez vous connecter directement et commencer à approuver des factures. Lorsque vous êtes connecté, vous voyez directement le nombre de documents que vous devez traiter.