Un autorisateur peut effectuer les actions suivantes pour chaque document :

· Approuver – L’autorisateur approuve le document (pour le paiement) et le document est ensuite soumis pour approbation à l’autorisateur suivant du flux ou, dans la dernière étape du flux, le statut dans les archives est remplacé par la comptabilisation (icône cadenas cochée).

· Modifier autorisateur – L’autorisateur peut désigner un autre autorisateur à sa place. Une fois sélectionné dans un menu déroulant, cet autre autorisateur aura accès à l’administration concernée. L’ajout d’un commentaire est obligatoire lors de cette action. Après l’ajout du commentaire, le document peut être approuvé pour l’autorisateur désigné.

· En attente (uniquement pour l’approbation après comptabilisation) – S’il le souhaite, l’autorisateur peut mettre le document en attente. Dans ce cas, l’ajout d’un commentaire est obligatoire, afin d’expliquer ce choix aux autres utilisateurs. Le commentaire est enregistré dans la boîte de commentaires de la ligne du temps du document. Tant qu’un document est en attente, aucune action ne peut être effectuée, à l’exception de la suppression du statut en attente. Une fois le statut en attente supprimé (par l’autorisateur ou par le gestionnaire d’approbation), il est à nouveau possible d’effectuer d’autres actions.

· Ajouter une remarque – Cette fonction permet à l’autorisateur d’ajouter un commentaire. Attention, si le responsable de l’approbation choisit de rejeter un document ou de modifier l’autorisateur, l’ajout d’une remarque est toujours obligatoire. Dans le cas d’une approbation, la remarque n’est pas obligatoire. L’icône du commentaire s’affiche en bleu pour indiquer que des remarques ont été ajoutées au document.

· Rejeter – Cette fonction permet à l’autorisateur de rejeter le document. Pour ce faire, il est obligatoire d’ajouter un commentaire au document. Le document ne sera pas envoyé à l’autorisateur suivant du flux.

  • En cas d’approbation avant comptabilisation, le document revient chez les utilisateurs clients dans l’écran d’accueil afin qu’ils puissent y donner suite.

  • En cas d’approbation après comptabilisation, le document reçoit le statut rejeté après comptabilisation (icône cadenas muni d’une petite croix) dans les archives. Le document est également placé dans la boîte de rejet afin que les utilisateurs ayant le rôle d’expert-comptable/comptable PME puissent y donner suite.

Ces actions peuvent être effectuées dans le navigateur, mais aussi dans l’app Basecone.

Ces actions peuvent être effectuées dans le navigateur, mais aussi dans l’app Basecone.

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