Dans cet article, vous trouverez des informations sur :
1. Avant de pouvoir commencer à soumettre des déclarations
2. Comment activer le module de déclaration dans l’application web
3. Paramètres pour la première utilisation dans l’application Basecone (mes données et paramètres comptables)
4. Créer un nouvel élément (reçu)
5. Créer une nouvelle déclaration
6. Concepts et éléments envoyés
7. Actions groupées
Vous n’utilisez pas encore l’application Basecone ? Téléchargez-la ci-dessous. Après le téléchargement, vous pouvez vous connecter directement avec le nom d'utilisateur, le mot de passe et le code du bureau. Si vous ne disposez pas de ces données, demandez-les à la personne qui vous a ajouté comme utilisateur dans Basecone.
1. Avant de pouvoir commencer à soumettre des déclarations
Avant de pouvoir utiliser le module de déclaration dans l’application Basecone, celui-ci doit être activé pour chaque utilisateur. Attention : des frais sont liés à l'utilisation du module de déclaration, ils s’élèvent à 3,50 € (hors TVA) par utilisateur et par mois.
2. Activer le module de déclaration dans l’application web
Vous devez activer le module de déclaration dans les paramètres utilisateur de l’application web. Seul un utilisateur ayant le rôle de superutilisateur ou d’expert-comptable peut régler ce paramètre. Accédez à paramètres > utilisateurs > actions (éditer) > onglet paramètres. Vous obtenez alors l’écran suivant dans lequel vous pouvez activer le module de déclaration.
3. Paramètres pour la première utilisation dans l’application Basecone (mes données et paramètres comptables)
Complétez vos données personnelles via Paramètres > Mes détails. Les champs Nom et Adresse e-mail sont obligatoires. Les champs IBAN, Numéro de personnel, Numéro de carte de crédit sont facultatifs. Faites en sorte que tout soit correctement paramétré avant d’envoyer la première déclaration. Ces informations seront en effet envoyées vers Basecone et s’afficheront sur votre déclaration. L’expert-comptable/contrôleur verra directement qui a envoyé la déclaration et pourra l’approuver ou la rejeter.
Dans Mes paramètres d’administration, vous pouvez configurer vos préférences par défaut pour :
· Tag : choisissez et configurez votre tag par défaut
· Devise : sélectionnez et configurez une devise par défaut
· Catégories : pour chaque catégorie, vous pouvez ajouter un compte du grand livre, un centre de frais et un projet. Si vous ne disposez pas de ces informations, demandez-les à votre expert-comptable ou contrôleur. Il vous suffira de configurer ces données une seule fois pour qu’elles soient envoyées automatiquement avec chaque déclaration.
4. Créer un nouvel élément (reçu)
Allez dans l’onglet Documents (en bas de l’écran) et cliquez sur le bouton plus en bas à droite. Vous avez à présent le choix entre Appareil photo, Galerie ou PDF.
· Appareil photo : prenez des photos avec votre appareil photo, choisissez la capture automatique ou modifiez les photos. Vous pouvez rogner une photo, faire une rotation vers la droite ou prendre plusieurs photos.
· Galerie : importez une photo à partir de votre GSM ou du cloud. En cas de problèmes pour ouvrir la galerie, vérifiez les paramètres de confidentialité de votre téléphone et autorisez l’accès de l’application Basecone à votre galerie.
· PDF : importez un fichier PDF à partir de votre GSM ou des services cloud tels que GoogleDrive, OneDrive, Dropbox et iCloud pour les utilisateurs iOS.
Après avoir sélectionné ou créé un nouvel élément, cliquez sur Prêt et vous arriverez automatiquement dans l’écran Détails de l’article. Pour les déclarations, sélectionnez la méthode de paiement Paiement privé ou Paiement par carte de crédit (professionnel ou privé).
· Déclaration* : choisissez une déclaration existante ou créez une nouvelle déclaration
· Devise* : si nécessaire, vous pouvez modifier la devise
· Montant* : introduisez le montant TVA comprise
· Catégorie* : sélectionnez la bonne catégorie
· Date* : introduisez la date du reçu
5. Créer une nouvelle déclaration
Pour créer une nouvelle déclaration, sélectionnez l’une des méthodes de paiement : Paiement privé ou paiement par carte de crédit (professionnel ou privé). Cliquez ensuite sur le champ Déclaration*. Le bouton plus en haut à droite vous permet de créer une nouvelle demande. Modifiez le nom de la nouvelle déclaration et cliquez sur enregistrer. Ou sélectionnez une déclaration existante et ajoutez le reçu à ce dossier.
Complétez les autres champs obligatoires dans les Détails de l’article et cliquez sur le pictogramme Enregistrer. Vous serez dirigé vers l’écran aperçu de la déclaration. Vous y verrez tous les reçus liés à cette déclaration.
6. Concepts et éléments envoyés
Allez dans l’onglet Documents en bas de l’écran. Vous y trouverez Concepts et éléments envoyés. Pour envoyer une déclaration, choisissez Concepts et cliquez sur votre déclaration. Cliquez sur le cerf-volant (en bas à gauche) pour envoyer la déclaration vers Basecone.
Si vous avez accès à plusieurs administrations, vous pouvez passer de l'une à l’autre avec le bouton en haut à droite. Le chiffre situé à côté de l’administration vous indique que des documents sont en attente d’autorisation.
7. Actions groupées
Dans l’application Basecone, vous pouvez exécuter des actions groupées sur tous les documents qui se trouvent dans Concepts. Pour ce faire, cliquez pendant plus d’1 seconde sur l’un des éléments et plusieurs options apparaîtront :
· Une case apparaît pour chaque élément de manière à ce que vous puissiez en sélectionner plusieurs
· Le bouton tout sélectionner qui apparaît en haut à droite de l’écran vous permet de sélectionner tous les éléments en un seul clic
· En bas de l’écran à gauche, vous voyez apparaître une corbeille qui vous permet de supprimer en un seul clic tous les éléments sélectionnés
· En bas de l’écran à droite, vous voyez apparaître un cerf-volant qui vous permet d’envoyer en un seul clic tous les éléments sélectionnés vers Basecone.