Si toutes les actions précédentes ont été considérées – tranférer vers un autre dossier, diviser, fusionner, marquer, autoriser – le document peut être comptabilisé. L’écran de comptabilisation s’obtient à plusieurs manières:
En sélectionnant le document sur la page d’accueil, dans le dossier correspondant, en affichant les documents à comptabiliser.
On sélectionne le document en cliquant sur la page ou sur le petit triangle en dessous du document. L’écran de comptabilisation s’ouvre en cliquant sur Comptabiliser. Cet écran peut être atteint également par la Matrice de la charge de travail. Un clic sur le chiffre dans la colonne A comptabiliser à l’hauteur du dossier correspondant ouvre ce même écran.
La partie supérieur de cet écran montre les données relatives à la facture même : la date, le numéro de la facture, le fournisseur (dans le cas d’un achat), le montant de la facture, la communication structurée. La période comptable et la période TVA sont proposées en fonction de la date de la facture mais peuvent être adaptées manuellement si le document doit être traité dans une autre période. Uniquement des périodes existantes dans le dossier peuvent être sélectionnées.
Si la facture mentionne également une date d’échéance mais l’écran n’a pas correctement repris cette date, les données de la comptabilité ont pris le devant. Pour donner la préférence à la date d’échéance mentionnée sur la facture il suffit de sélectionner cette donnée sur la facture. La partie non sélectionnée du document sera grisée.
Cette sélection n’a plus besoin d’une confirmation par une combination de touches Ctrl + C ; un simple clic dans le champs de destination est suffisant.
Une même manipulation peut servir pour remplir la Description de la facture.
La partie inférieur de l’écran de comptabilisation traite la ventilatin de la facture. Pour certaines factures une seule règle de comptabilisation suffira, d’autres factures auront besoin de plusieurs règles.
Le chiffre 1 en gris indique qu’il s’agit de la première règle de la ventilation. Afin de trouver le compte général souhaité l’encodage d’une partie du compte ou du libellé est suffisant.
… ou …
Après la sélection du compte général on tombe dans le champs Montant (hors TVA) : ce montant se modifie si une règle supplémentaire est nécessaire. Le champs Grille TVA indique le champs sur la déclaration à la TVA dans lequel ce montant sera repris. L’icône à droite derrière le champs Description copie la donnée remplie plus haut dans le champs Description de la facture.
La comptabilisation peut être finalisée si la différence = 0.
Pour ajouter une règle de ventilation un icône avec un petit plus est prévu en dessous de la dernière règle remplie. Du côté droit se trouve l’icône pour comptabiliser le document ou – par la flèche vers le haut – Comptabiliser et sauvegarde des règles de comptabilisation quand, lors d’un prochain encodage d’une facture de ce fournisseur ou pour ce client dans ce dossier la (les) même(s) règle(s) de ventilation doit (doivent) être proposée(s).
On retrouve ces derniers icônes aussi au dessus de la comptabilisation ayant exactement les mêmes fonctionnalités.
En finalisant le document sera comptabilisé dans Basecone ; cela s’affiche également dans la Matrice de la charge de travail.
Remarque : puisqu’il s’agit d’une facture d’achat le numéro sera attribué dans la comptabilité et ce au moment du traitement dans la comptabilité ; le fait d’ajouter un dossier dans Basecone n’empêche pas l’encodage directement dans la comptabilité ; jusqu’au moment du traitement dans la comptabilité la facture n’obtiendra pas de numéro.