Als een gebruiker niet meer actief is in Basecone, is het niet nodig om deze gebruiker aan te houden in Basecone. Dit artikel helpt u om deze gebruiker definitief te verwijderen uit jullie Basecone-omgeving.
📌 LET OP! Alleen een gebruiker met de rol “Supergebruiker” heeft rechten om een gebruiker te verwijderen.
Een Supergebruiker kan een gebruiker verwijderen door naar Instellingen > Gebruikers en dan aan de rechterkant van het scherm onder “Acties” op de prullenbak te klikken. Klik hier om te controleren of u het juiste ziet. Als de prullenbak niet te voorschijn komt, heeft u niet de juiste rechten toegekend gekregen om een gebruiker te verwijderen in Basecone.
Het verwijderen van een gebruiker met de gebruikersrol "Autorisator"
Als het u niet lukt om een gebruiker te verwijderen met de gebruikersrol "Autorisator", kan het zijn dat deze autorisator nog documenten ter autorisatie heeft staan. Voordat deze gebruiker verwijderd kan worden, is het noodzaak dat de documenten die op dat moment ter autorisatie staan bij deze gebruiker, aan een andere autorisator toegewezen worden via het Autorisatie overzicht.
Het toewijzen van documenten aan een andere autorisator is alleen beschikbaar als u de gebruikersrol "Autorisatiebeheerder" heeft toegewezen gekregen. Als alle documenten opnieuw zijn toegewezen, herhaal dan eerdergenoemde stappen om de gebruiker te verwijderen.
📌LET OP! Als u geen rechten hebt om een gebruiker te verwijderen, verander dan de gebruikersrol van de gebruiker van “Autorisator” naar “Beperkte klantgebruiker” in zijn/haar gebruikersinstellingen. Neem daarna contact op met de Supergebruiker om deze gebruiker definitief te verwijderen.
Autorisator ingesteld in standaard workflow?
Het kan ook zijn dat de autorisator nog in een standaard workflow staat. Indien dit zo is, zal het niet mogelijk zijn om de Autorisator te verwijderen. Om deze Autorisator te verwijderen, zal deze eerst uit de standaard workflow verwijderd moeten worden. Dit doe je op de volgende manier: Instellingen -> Administratie-instellingen -> acties bewerken -> Tabblad Workflow. Scroll verder naar het kopje "Autorisatie flow". Verwijder alle flows waarin deze Autorisator genoemd staat. Indien het niet lukt om deze flows te verwijderen, zal deze flow ingesteld staan als standaard flow voor het autoriseren. Verwijder dan eerst de standaard workflow door op het kruisje te klikken (zie onderstaande afbeelding):
Vergeet daarna niet op "Opslaan" te klikken. Zodra u de standaard workflow heeft verwijderd, kunt u de autorisatie workflow kunnen verwijderen. Daarna is het mogelijk om de Autorisator te verwijderen.
Hoe controleer ik of ik onzichtbare gebruikers heb?
Als een gebruiker niet de rechten heeft om een andere gebruiker te verwijderen, kan het voorkomen dat gebruikers proberen om een andere gebruiker te verwijderen door hen de toegang tot de administratie te ontzeggen. Echter, betekent dit niet dat de gebruiker verwijderd is. Als de gebruiker niet zichtbaar is in de gebruikerslijst, betekent dit niet automatisch dat de gebruiker verwijderd is. Indien u niet zeker bent of de gebruiker verwijderd is in uw Basecone-omgeving, kunt u dit controleren door de stappen te volgen zoals beschreven in het volgende artikel.
Mocht de gebruiker nog steeds onzichtbaar zijn, maak dan de gebruiker zichtbaar en neem contact op met de Supergebruiker van uw Basecone-omgeving. Hij/zij kan de gebruiker definitief verwijderen.
Het deactiveren van een gebruiker
Het deactiveren van een gebruiker zodat hij/zij niet meer kan inloggen in Basecone, behoort ook tot een van de mogelijkheden. Dit kunt u doen door de volgende stappen te volgen: Gebruikersinstellingen -> tabblad Instellingen helemaal onderaan dit tabblad. Bij de optie “Actieve gebruiker” vult u dan een einddatum in. Vanaf het moment dat de ingevulde einddatum bereikt is, kan de gebruiker niet meer inloggen in Basecone. Als deze gebruiker wel weer toegang mag hebben tot de Basecone-omgeving, kunt u de einddatum simpelweg weer weghalen. Met deze optie kunt u ook controleren wanneer de gebruiker aangemaakt is.