Dans l’écran d’approbation, l’autorisateur peut sélectionner l’administration souhaitée en haut à gauche via un menu déroulant. L’autorisateur voit ensuite les documents de l’administration sélectionnée qui sont prêts à être approuvés. Il peut choisir d’afficher tous les documents (via le bouton « Montre tous ») ou d’afficher uniquement les documents en attente.

Pour chaque document, l’écran précise de quel créancier il s’agit, le montant, la date de facture et la date d’échéance ainsi que la manière dont la facture a été comptabilisée.

Un autorisateur peut approuver plusieurs documents en une fois grâce à l’approbation groupée. Avec la fonction CTRL+clic, il peut sélectionner plusieurs documents. Le bouton autoriser permet ensuite d’approuver les documents sélectionnés en un clic.


Actions

L’autorisateur peut effectuer les actions suivantes pour chaque document :

· Autoriser – L’autorisateur approuve le document (pour le paiement), qui est ensuite soumis pour approbation à l’autorisateur suivant du flux, le cas échéant, ou dont le statut dans les archives est remplacé par approuvé après comptabilisation (icône cadenas cochée).

· Modifier autorisateur – L’autorisateur peut désigner un autre autorisateur pour le remplacer. L’un des autres autorisateurs peut être sélectionné dans un menu déroulant. Il aura alors accès à l’administration concernée. L’ajout d’un commentaire est obligatoire lors de cette action. Après l’ajout du commentaire, le document peut être approuvé pour l’autorisateur désigné.

. En attente – S’il le souhaite, l’autorisateur peut mettre le document en attente. Dans ce cas, l’ajout d’un commentaire est obligatoire, afin d’expliquer ce choix aux autres utilisateurs. Le commentaire est enregistré dans la boîte de commentaires de la ligne du temps du document. Tant qu’un document est en attente, aucune action ne peut être effectuée, hormis la suppression du statut en attente. Une fois le statut en attente supprimé (par l’autorisateur ou par le gestionnaire d’approbation), les autres actions peuvent à nouveau être effectuées.

· Rejeter – Cette fonction permet à l’autorisateur de rejeter le document. Pour ce faire, il est obligatoire d’ajouter un commentaire au document. Le document ne sera pas envoyé à l’autorisateur suivant du flux. Dans les archives, le statut du document devient rejeté après comptabilisation (icône cadenas muni d’une petite croix). Le document est également placé dans la boîte de rejet afin que les utilisateurs ayant le rôle d’expert-comptable/comptable PME y donnent suite.

Conseil : fonctions de tri

L’écran d’approbation et les fonctions de tri ont été conçus pour faciliter le travail des autorisateurs.

Les colonnes qui peuvent être triées sont identifiées par une icône de tri. Cliquez sur le nom des colonnes pour trier les documents. Le tri est disponible lorsque vous cliquez sur :

· Tag label (INK/VRK)

· Journal

· Période

· Date de facture

· Date d’échéance

· Relation

· Total

· Compte général


Modifier les colonnes (afficher uniquement les informations nécessaires)

Pour sélectionner les colonnes que vous voulez afficher dans l’aperçu, cliquez sur colonne en haut à droite. Vous devez sélectionner au moins 9 colonnes. Les colonnes statut, total, relation et compte général sont visibles par défaut, vous ne pouvez donc pas les désactiver.

Les colonnes sélectionnées sont enregistrées au niveau du navigateur. Cela signifie qu’elles s’afficheront pour toute nouvelle connexion dans le même navigateur avec le même utilisateur. En revanche, si vous utilisez un autre navigateur ou si vous vous connectez à partir d’un autre ordinateur, vous devrez à nouveau paramétrer vos colonnes.

Approuver des factures dans l’app Basecone

Vous pouvez facilement approuver des factures sur votre smartphone grâce à Basecone. Téléchargez l’application dans l’App Store ou dans Google Play.

Après le téléchargement, vous pouvez vous connecter directement et commencer à approuver des factures. Lorsque vous êtes connecté, vous voyez directement le nombre de documents que vous devez traiter.


Heb je het antwoord gevonden?