Dans l'écran d'autorisation, vous pouvez maintenant autoriser les documents avant la comptabilisation.
Pour rendre le procédé plus clair, toutes les autorisations sont désormais affichées sur un seul écran.
Dans l'écran d'autorisation, l'agent d'autorisation peut maintenant sélectionner l'administration souhaitée via un menu déroulant dans le coin supérieur droit. Ensuite, l'approbateur voit les documents de l'administration sélectionnée qui sont prêts à être approuvés. L'approbateur peut choisir de montrer tous les documents (via "Tous"), les documents "Avant comptabilisation", "Après comptabilisation" et les documents qui sont encore "En attente".
L'option "Modifier les colonnes" vous permet de définir quelles informations sur les documents sont affichées:
Les champs "Statut", "Relation", "Total" et "Compte du grand livre" sont obligatoires. Veuillez noter que le moteur de tri n'est disponible que lorsque vous êtes connecté à l'application en ligne [RR4] [Mv5].
Un approbateur peut approuver plusieurs documents à la fois grâce à l'autorisation groupée. Avec la fonction CTRL + clic, il est possible de sélectionner plusieurs documents. Le bouton Autoriser peut ensuite être utilisé pour approuver les documents sélectionnés en un seul clic.
Actions
Un ordonnateur peut effectuer les actions suivantes par document :
Autoriser - L'auteur approuve le document et le document est mis à la disposition de l'auteur suivant dans le flux pour autorisation, ou pour le dernier dans le flux, le statut dans l'archive est modifié en autorisation après comptabilisation (verrou avec icône de coche) lorsqu'il s'agit d'une autorisation après comptabilisation.
Changer d'ordonnateur - L'ordonnateur peut désigner un autre ordonnateur à sa place. Dans un menu déroulant, il est possible de sélectionner l'un des autres ordonnateurs ayant accès à l'administration concernée. L'ajout d'un commentaire est obligatoire pour cette action. Après l'ajout du commentaire, le document devient disponible pour l'autorisation par l'auteur assigné.
En attente - Autorisation après comptabilisation - Si vous le souhaitez, l'auteur peut mettre le document temporairement en attente. Cependant, il est obligatoire d'ajouter un commentaire afin que les autres utilisateurs puissent voir pourquoi l'auteur a mis le document en attente. Le commentaire est enregistré dans la boîte de commentaires de la ligne de temps du document.
Tant qu'un document est en attente, aucune action ne peut être effectuée autre que la suppression de l'état En attente. Après la levée de l'attente (tant l'auteur que le gestionnaire d'autorisation peuvent le faire), les autres actions peuvent être exécutées à nouveau.
Rejeter - Cette fonction permet à l'approbateur de rejeter le document. Il est obligatoire d'ajouter un commentaire au document. Le document ne sera pas envoyé à l'approbateur suivant dans le flux. Dans l'archive, le document reçoit le statut Rejeté après réservation (cadenas avec icône en forme de croix). Le document est également placé dans la boîte de rejet pour une action ultérieure par les utilisateurs ayant le rôle de comptable PME. Pour tout savoir sur la Reject Box, cliquez ici.
Modifier les colonnes (afficher uniquement les informations requises)
Il y a 4 colonnes par défaut sélectionnées. Les colonnes sélectionnées par l'utilisateur sont stockées au niveau du navigateur. Cela signifie que lorsque vous vous connectez avec le même utilisateur sur le même ordinateur et que vous utilisez le même navigateur, les colonnes sont mémorisées. Toutefois, si vous utilisez un autre navigateur ou si vous vous connectez sur un autre ordinateur, les colonnes devront être à nouveau définies.
Les colonnes peuvent maintenant être triées en cliquant sur le nom de la colonne.
Vous pouvez également faire un glisser-déposer pour modifier la disposition des colonnes :
Approuver les factures dans l'application Basecone
L'autorisation dans l'application Basecone est restée la même. Le nouvel écran d'autorisation n'a aucune application sur l'autorisation dans l'application.
Si vous voulez faire une autorisation sur votre téléphone portable, vous pouvez le faire facilement avec l'application Basecone. Vous pouvez télécharger l'application dans l'App Store et Google Play. Après le téléchargement, vous pouvez immédiatement vous connecter et commencer à autoriser.
Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez voir immédiatement combien de documents sont prêts pour vous. Avec l'application Basecone, vous pouvez autoriser des documents sur votre smartphone, où et quand vous le souhaitez. Approuver, rejeter, mettre en attente, changer l'auteur assigné, lire et ajouter des commentaires - c'est facile, partout et rapidement avec l'application Basecone.